Pokud už nějakou dobu podnikáte, pak jistě víte, že důvodů, proč nemáte všechno dělat sami, je hned několik. S tím, jak vaše podnikání roste, možná pracujete více a více. Hrozí, že se stanete workoholikem, a když se z toho včas nedostanete, tak vás může potkat syndrom vyhoření. Není ale potřeba vymýšlet tak negativní scénáře. Stačí, aby se vám narodil potomek, a vy budete chtít trávit více času s rodinou. Nebo se musíte více starat o zestárlé rodiče, anebo jste v životě došli do bodu, kdy pro vás peníze nehrají takovou roli a ve prospěch času věnovanému koníčkům nebo rodině se jich rádi vzdáte. Dalším důvodem může být i to, že máte nápad na skvělý byznys, ale v aktuální situaci nemáte čas se mu věnovat.
Možná si jen po několika letech bez dovolené potřebujete na chvíli orazit. Ať už je ale důvod jakýkoli, pokud se nedokážete efektivně nahradit, ze začarovaného kruhu se nedostanete. A v konečném důsledku tím omezujete a brzdíte i celé své podnikání.
Dříve nebo později každý rostoucí podnikatel řeší dilema, že všechno nemůže zvládnout sám, ale zároveň se bojí, že ať úkol svěří komukoli, nedokáže ho dokončit tak dobře, jako on sám.
Ať už jste podnikatel, který řeší najmutí prvního člověka, anebo jste manažer mající pod sebou desítky lidí, k tomu, aby se uvolnil tlak, který na vás je, je nutné najít efektivní způsob, jak správně delegovat úkoly. Dobrou zprávou je, že si můžete vytvořit systém na předávání úkolů, který vám pak umožní věnovat se věcem vyjmenovaným výše.
Systém
Pozor na pojmy. Systém nemusí být jen nablýskaný kus technologie a ani neohebné vzorce chování ve velké korporaci. Dobře promyšlený systém může pomoci jakémukoli podnikání. Dovede zajistit, aby postupy byly plynulejší a majitel tak měl více svobody pro důležitější věci, ať už je to cokoli.
Systém ve své nejjednodušší podobě je kombinace tří základních a klíčových částí. Když pochopíte, co tyto části znamenají a jak spolu souvisejí, dovedete vytvořit jednoduchý systém pro téměř cokoli.
Systém = lidé + proces + nástroje
Pojďme si vysvětlit jednotlivé části a jejich propojení. Pak si uvedeme i dva konkrétní příklady.
Lidé - osoby zodpovědné za daný úkol, který jim svěřujete
Proces - kroky, pokyny a postup, které musí zodpovědní lidé dodržet, aby byl úkol úspěšně proveden
Nástroje - nástroje, které zodpovědní lidé potřebují pro to, aby mohli splnit všechny kroky a pokyny
Jestliže kterýkoli z těchto článků chybí nebo není jasně definován, úkol nebude vykonán. A pokud vykonán bude, bude zvýšené riziko, že dojde k problému nebo komplikaci. Pokud nebude stanovený odpovědný člověk, je jasné, že se nehnete z místa. Když ale bude vybrán člověk, ale nebude znát kroky a pokyny, pravděpodobně neudělá úkol podle vašich představ. A nakonec, pokud bude vybrán odpovědný člověk, bude znát celý proces, ale nebude mít nástroje, které potřebuje ke splnění pokynů, nebude možné úkol dokončit.
Jednoduchý příklad z praxe týkající se správy kalendáře a plánování schůzek:
Lidé - vaše asistentka
Proces - přehled, kdy chcete určité typy schůzek a kdy chcete mít vyhrazený čas na jiné činnosti
Nástroje - pracovní místo, počítač, telefon, přístup do vašeho kalendáře nebo plánovacího softwaru
O něco složitější příklad z oblasti klientského servisu:
Lidé - zástupce vašeho zákaznického servisu
Proces - dokumentace, jaké reakce použít na jednotlivé případy. Očekávání ohledně doby odezvy a vývoje procesu
Nástroje - pracovní místo, počítač, telefon, e-mailový klient, software helpdesku nebo správy úloh
Klíčem k tomu, abyste se do určité míry mohli nahradit fungujícím systémem je pochopit, že všechny tyto tři dílky musí být na svém místě a musí být jasně definovány. Mnoho majitelů podniků věnuje velké úsilí do najmutí správných lidí a poskytnutí vhodných nástrojů, ale pokud nemají správně stanovené procesy, nemůže jejich systém fungovat nejlepším možným způsobem.
Vytváření kvalitního procesu
Jak bylo nastíněno výše, najmout vhodné lidi a zajistit potřebné nástroje sice není jednoduché, ale z pravidla jde o snazší úkoly, než zajistit kvalitní proces, tedy jakési pokyny, hranice nebo mantinely pro splnění patřičného úkolu. Naštěstí existuje jednoduchá strategie, která pomůže zajistit, aby vaše procesy byly naprosto jasné.
Bohužel tato metoda není aplikovatelná úplně ve všech oborech, ale pro většinu čtenářů jistě užitečná bude. O co jde?
Zaznamenávání vaší obrazovky, zatímco plánujete úkoly. Nebo ještě lépe, naplánovat je, promyslet si to a nakonec vše nahrát prostřednictvím vaší obrazovky. Vhodné je mít po ruce i poznámkový blok, kam můžete zaznamenat části úkolu, které není možné zobrazit na monitoru. Hotovou nahrávku předejte svému asistentovi a nechte ho dokumentovat jednotlivé kroky. Záznam i jednotlivé kroky následně můžete sdílet s pověřenou osobou. Takový postup vám umožní přesně sdělit, co je potřeba udělat, aniž byste plýtvali svým časem. V případě, že vaše firma roste rychlým tempem, jde nahrávky jednoduše sdílet s kýmkoli dalším.
Možná už se vám stalo, že zadání bylo sděleno jen ústně. Dotyčný si udělal malou poznámku, a když došlo na odevzdání práce, obě strany byly překvapené. Možná jste špatně vysvětlili váš záměr. Možná vás druhá strana špatně pochopila. Možná si udělala špatně poznámku. Možná, možná, možná. Přesně už to nezjistíte a zbytečně může docházet k neshodám a především ztrátě času. Delegovaný úkol musí být naprosto jasný a vaším cílem by mělo být to zajistit.
#podnikani #management #vedeni #podrizeni #ukol #prace #byznys #video #proces #nastroj
