Průměrný zaměstnanec tráví 51 % pracovního dne těmito 3 zbytečnými činnostmi

Time-management je a do budoucna pravděpodobně i nadále bude hlavní mantrou byznysu. A je s podivem, že byť nám dnes technologie umožňují neuvěřitelné věci, stále s nimi v mnoha ohledech neumíme pracovat a zejména v oblasti efektivního využití času lpíme na zastaralých pořádcích a děláme, že je to tak v pořádku.

Není. A u drtivé většiny lidí, kteří řeší nedostatek času a jsou v konstantním stresu, protože pořád něco nestíhají, problém neleží v tom, že mají opravdu nadlidské pracovní vytížení, ale v tom, že polovinu pracovního dne tráví nebo musí trávit činnostmi, které jim pracovní čas kradou. Řešení se přitom nabízí a není to žádná věda.

1. Zbytečné cesty do a z práce (13 %)

Washington Post (ve svém placeném textu) zrovna zveřejnil data z U.S. Census Bureau, podle kterých průměrný čas strávený v roce 2018 cestou do práce dosáhl v USA nového historického rekordu. Američané loni v průměru do práce cestovali 27 minut (a dalších 27 minut z práce), což je o 6 minut déle než v roce 1980. Navíc jde pouze o průměr, takže u některých je to ještě mnohem víc. To můžu potvrdit - znám člověka, který do práce jede 1,5 hodiny, aby si tam sedl za PC, který má doma.

A i když vám cesta do práce trvá tu průměrnou půlhodinku, strávíte za volantem před odchodem do důchodu 5,6 let, což bude asi 13 % celkového času, který v životě věnujete práci. Některé práce samozřejmě logicky vyžadují vaši osobní přítomnost, ale zejména u drtivé většiny kancelářských prací lze úspěšně polemizovat o tom, že by je zaměstnanci zvládli i z domova nebo vlastně odkudkoli.

Řešení: Umožněte zaměstnancům vaší společnosti, aby mohli aspoň část týdenní pracovní doby trávit mimo kancelář. Dobře, dají si tu půlhodinovou cestu do kanceláře třeba jednou/dvakrát týdně, aby z nich nebyli čistokrevní externisté, ale zbytek času je tam neuvidíte, protože budou mít home office. Ano, takové řešení bude vyžadovat hbitější management, ale odměnou vám budou produktivnější zaměstnanci, nižší náklady na kancelář a méně promrhaného času.

2. Zbytečné schůzky (16 %)

Dle studie MIT tráví průměrný zaměstnanec v kanceláři až 22 let své 45leté kariéry tím, že sedí na nějaké schůzce. A zhruba v 1/3 případů jde o schůzku, která pro něj nemá žádný význam a nic důležitého ani podnětného mu nepřinese. To znamená, že než průměrný zaměstnanec odejde do důchodu, stráví minimálně 7 let vysedáváním na zbytečných schůzkách, což je asi 16 % celkového času, který za život stráví v práci.

Řešení: Schůzování nemůžete vyřešit pouze tím, že všechny pošlete domů a vyhlásíte všeobecný home office. Face-to-face komunikace má stále své nezastupitelné benefity a občasné organizační schůzky jsou nepostradatelné. To ale neznamená, že nemohou mít svá pravidla pro jejich maximální zefektivnění. Tady je pár tipů:

1) Každá schůzka musí mít jasný program, jinak se nebude konat.

2) Schůzky, na kterých 1 člověk dává 20 přísedícím "status update", zatímco oni pouze poslouchají, se ruší.

3) Žádná firemní schůzka nebude delší než 30 minut.

4) Pokud má kterýkoli zaměstnanec pocit, že sedí na zbytečné schůzce, která mu nic nedává a které on sám nemá co dát, může z ní kdykoli odejít (ano, vypůjčeno od Muska).

5) Všeobecný zákaz používání PowerPointu. Pošlete všem účastníkům předem stručný dokument s hlavními body a klíčovými informacemi, nebo ho každému účastníkovi připravte, aby si ho mohl na úvod schůzky přečíst.

3. Zbytečné emaily (23 %)

Milan v úterý v jednom ze svých příspěvků napsal, že žijeme v "době emailové" a měl naprostou pravdu. Forbes ve svém článku cituje studii, podle které průměrný zaměstnanec tráví denně 2,5 hodiny tím, že čte a odpovídá na v průměru 200 emailů, z nichž navíc zhruba 144 tvoří kopie a skryté kopie, které nejsou pro jejich aktuální pracovní náplň vůbec relevantní.

To znamená, že průměrný zaměstnanec denně tráví 1,8 hodiny řešením nepodstatných emailů a během své 45leté kariéry této užitečné činnosti obětuje celých 10 let neboli 23 % času stráveného v kanceláři.

Řešení: Email umí být při práci stejně otravným jako mobilní telefon. Proto je dobré doporučit zaměstnancům ohledně managementu jejich elektronické schránky pár rad a promítnout je i do firemní kultury:

1) Vypněte si emaily během svých nejproduktivnějších nebo nejvytíženějších pracovních hodin

2) Omezte počet emailů, které může každý zaměstnanec denně poslat.

3) Omezte kulturu hromadného rozesílání kopií, skrytých kopií a emailů, které vyžadují odpověď od každého adresáta.

4) Snaha mít u kolonky "Doručená pošta" číslovku 0 má dnes zhruba stejnou šanci na úspěch, jako Sisyfos, který se snaží do kopce marně dostat balvan, jenž je pro něj příliš těžký. Není proto dobré tento nesmyslný perfekcionismus v rámci firmy podporovat - v důsledku to stejně na 99 % bude ztráta času.

-------------------------------

Když všechny tři činnosti sečteme, dostaneme se na 51 % celého pracovního života. To je víc než polovina. Nad tím už stojí za to se zamyslet. Představte si, co všechno byste ještě mohli zvládnout, kdyby vám někdo řekl, že máte v životě dvojnásobek času, který můžete věnovat práci. Že můžete být dvakrát produktivnější. Pravdou je, že máte a že můžete. Stačí jen implementovat výše popsaná řešení.

#podnikani #timemanagement #prace #cas #schuzka #email #cestovani #zamestnanec #efektivita #produktivita #firemnikultura