Staré přísloví říká: „Kdo šetří, má za tři“. A do šetření se teď vrhlo hodně firem – nejen v Čechách. Jednoduše, doba je teď taková: nestabilní, nepředvídatelná, „po-koronová“. Firmy čekají a šetří: na rozvojových projektech, na vzdělávání lidí, na stravenkách, na služebních cestách. Je velká škoda, že peníze v krizových dobách chybí zejména tam, kde by mohly pomoct situaci zvrátit. Můžeme ušetřit 2 mil. czk ročně tím, že zrušíme většinu školení, anebo můžeme ušetřit 2,5 mil. czk prostřednictvím optimalizace stávajících činností. Která z těchto možností bude pro Vaši firmu do budoucna tou lepší?
Firmy zlepšovali a zlepšovat budou, to je vývoj. Zejména výrobní firmy mají se zlepšováním dlouholeté zkušenosti – dokáží ušetřit doslova setiny sekund ve svých procesech (což v důsledku může znamenat i týdny ročně). Vesele se zlepšovalo tam, kde se to mohlo snadno odměřit. Ve výrobě se šetřili setiny sekund, ale v administrativě se hravě plýtvalo hodinami a dny (jak dlouho u Vás ve firmě například čekáte na schválení smlouvy, na odpověď vedení, na podpis reportu?) Je to oblast méně „probádaná“, ale s o to větším potenciálem. Jak s tím pracovat?
Při zlepšování obslužných a administrativních procesů firmy často přicházejí zkrátka a nedosahují optimálních výsledků, jelikož nedodržují všechny kroky podle standardní ucelené metodiky - jako je např. Lean Six Sigma. Důvodem je, že hned po úvodním formulování problému mnohdy rovnou začnou aplikovat různá opatření podle principu „pokus – omyl“. Je to typická črta naší kultury: všichni hned vědí, kde je problém a hned ho začínají řešit. A že se stejný problém objeví zase znova? Častou reakcí na to je: Nevadí, to je život!...Ale zamyslely jste se nad tím, jestli Vaše navrhované řešení odhalilo skutečnou příčinu problému? Efekty zlepšení jsou bez jeho (vy)řešení mnohonásobně nižší.
ŘEŠENÍ NABÍZÍ METODIKA DMAIC, jedna z metod nástroje Lean Six Sigma. Zahrnuje následující kroky:
1. Definuj (DEFINE) – popiš, co chceš řešit a stanov si cíl.
2. Odměř (MEASURE) – zjisti, jak na tom jsi, kvantifikuj systém a činnosti. Vyčísli, co se dá.
3. Analyzuj (ANALYSE) – podívej se na všechno podrobně, zjisti návaznosti.
4. Zlepši (IMPROVE) – navrhni řešení a vylepšení systému.
5. Kontroluj (CONTROL) – vyhodnoť dopady a výsledky
V jednom z našich úspěšných projektů firma díky použití metody DMAIC ušetřila 54 % času, který zaměstnanci tráví administrativními činnostmi. A čas jsou peníze. Podívejme se na tento příklad podrobněji.
Definuj (Define)
Vedení společnosti si stanovilo za cíl zkrátit čas věnovaný administrativním činnostem v oblasti obchodu o 30 %. Zlepšovací projekt se zvlášť zaměřil na proces uzavírání smluv, neboť se předpokládalo, že právě činnosti s tím spojené zabíraly nejvíce zbytečného času. Pracovníci nejprve popsali (vizuálně a graficky, na flipchartu) proces uzavírání smlouvy a označili problémy, které zde vznikají. Na základě toho bylo zpracováno procesní schéma návazností jednotlivých činností a na něm byla vyznačena místa, kde nejčastěji dochází ke zdržením (tzv. definice plýtvání, anebo bottle-necks).
Odměř (Measure)
Aktuální stav jsme v tomto případě kvantifikovali pomocí tzv. Lead time. Je to čas od zpracování smlouvy na základě prvního požadavku zákazníka až po zavedení smlouvy do systému. Vyhodnocovali jsme jednak produktivní čas na výkon činností a jednak First Pass Yield - to znamená procento případů, kdy vše projde procesem napoprvé správně. Zúčastnění pracovníci si pak v jednom týdnu sami měřili délku jednotlivých operací.
Analyzuj (Analyse)
Výsledky měření byly pozoruhodné. Vyhodnocení parametru First Pass Yield ukázalo, že interními procesy projde napoprvé správně méně než jedno procento smluv! Výkonnost pracovníků přitom dosahovala pouhých 26%! Zaměstnanci tedy věnovali produktivním činnostem jen čtvrtinu svého pracovního času. Zjistilo se, že k největším ztrátám docházelo při přípravě smluvní dokumentace, kde se čas potřebný na tuto operaci na jednotlivých pobočkách výrazně lišil.
Zlepšuj (Improve)
Pomocí analýzy hodnotového toku pak byl navržen žádoucí cílový stav procesu. Metoda DMAIC odhalila potenciál snížení času stráveného administrativními činnostmi až o 54 %, tedy mnohem více než 30 %, které původně zadalo vedení firmy. Jedno z nápravných opatření bylo nasnadě: zaměstnanci jednotlivých poboček převzali procesy z nejlepší pobočky.
Kontroluj (Control)
Následovalo několik dalších snadno realizovatelných opatření s rychlým efektem spojených právě s optimalizací procesů. Parametr First Pass Field vzrostl z 0,8 na 10 % (víc jak 10x!). To znamená, že ve firmě hned po první fázi zlepšování napoprvé prošla procesem správně každá desátá smlouva. Produktivita se zvedla z 26 na 48 % a administrativní zátěž obchodníků se snížila o 54 %. Ve firmě se nyní tedy smlouvy zpracovávají dvakrát rychleji. Přímá finanční úspora za první rok dosáhla 2,8 milionu Kč.
Je zřejmé, že pokud chce firma využít veškerého potenciálu úspor, je potřeba, aby dodržovala pořadí jednotlivých kroků metody DMAIC a zároveň je všechny důsledně realizovala. Díky této metodě si pak vedení firmy může stanovovat vyšší cíle a zaměstnanci je mohou překonávat.
Zajímavým vedlejším efektem je, že analýza aktuálního stavu v měřitelné podobě výrazně motivuje nejen vedení firmy, ale také zaměstnance ke zlepšování. Pokud zaměstnanci uvidí „černé na bílém“, o kolik se může snížit pracnost a administrativní zátěž, můžou získat skutečnou motivaci ke zlepšování. Je to ulehčení jejich práce!
Kdo šetří, má za tři! Ale je potřeba šetřit tam, kde se to pro firmu skutečně vyplatí! Můžeme Vás podpořit, když se do toho pustíte….
