Tipy pro manažery
Nové situaci se museli přizpůsobit jak zaměstnanci, podnikatelé, tak i manažeři. Těm se náhle z kanceláří a poradních místností týmy pracovníků přemístily domů, což mohlo zbrzdit spolupráci, vést ke komunikačním šumům, nedorozuměním a nejasnostem. Jak můžete řízení pracovníků na dálku zefektivnit?
1) Vytvořte jasné pokyny a posilte interní komunikaci
Klíčové je poskytnout týmu jasné návody, a to včetně konkrétních úkolů, deadlinů, pokynů, na koho se mají v případě potřeby obracet, jaké komunikační nástroje používat. Zřejmě jste už zjistili, že během režimu práce z domova je nutné značně posílit interní komunikaci. Plně k tomu používejte dostupné nástroje – online chaty, webové stránky, sociální sítě –, a především seznamte své lidi s možnostmi, jak mohou na dálku spolupracovat.
2) Využívejte videohovory
Pokud jste na to nebyli ve svém týmu zvyklí, virová krize zřejmě všechny naučila pracovat s hromadnými videohovory a videokonferencemi. Vhodné je přitom tyto události zaznamenávat, abyste je poté mohli distribuovat všem účastníkům i dalším členům týmu, kteří se například kvůli péči o děti, které teď musejí být doma, nemohli v danou chvíli zúčastnit.
3) Informujte je o své dostupnosti
Je jasné, že na pracovišti každý váš podřízený ví, kde je vaše kancelář a kdy za vámi v případě potřeby může přijít. Jakmile se ale ocitnou v home office, mohou nastat zhruba dvě situace: buď vám budou vaši lidé volat každou chvíli, nebo vám nebudou volat vůbec, protože si nebudou jistí, zda zavolat mohou. V prvním případě vás tak budou blokovat od jiné práce či narušovat i chvíle odpočinku, v druhém případě budou tápat se svými úkoly a práce celkově může váznout. Jasně tedy svůj tým informujte o časových úsecích, kdy vás mohou kontaktovat. Tyto časy dle potřeby pravidelně aktualizujte a využijte například i online chaty či sociální sítě, kde můžete označit či postovat svoji aktuální dostupnost. Pokud zjistíte, že vás někdo z týmu již dlouho nekontaktoval, zavolejte mu či pošlete zprávu, zda je na jeho straně vše v pořádku a zda nepotřebuje s něčím pomoci. Nedělejte to ale příliš často, abyste se vyhnuli micromanagementu.
4) V textové komunikaci používejte emotikony
S týmem na home office samozřejmě musíte počítat s tím, že nad komunikací z očí do očí teď převažuje komunikace textová nebo po telefonu. Mějte na paměti, že tím ovšem značně utrpí nonverbální složka komunikace. Ta je přitom mimořádně důležitá. Kromě zmíněného hojného využívání videa se tak vyplatí spolehnout i na prostředek, který se na první pohled zdá dost dětinský: emotikony, případně různé obrázky a gify. Vhodně zvolené vizuální doplňky textu vám pomohou naznačit odlehčený tón, případně zmírnit dopad textu, který by se mohl jinak zdát příliš autoritářský či kritizující. Myslete také na to, že aktuální situace zrovna lidem na pozitivní náladě nepřidává, proto se snažte komunikaci odlehčit.
Tipy pro zaměstnance
Řada lidí možná odstartovala svůj nečekaný „koronavirový“ home office s přesvědčením, že jde jen o krátkodobou záležitost a není tedy potřeba činit zvláštní opatření. Zde se ovšem hodí připomenout, že aby byla práce z domova efektivní a úspěšná, jsou určitá pravidla potřeba. Home office je vhodné brát zcela vážně jako „normální“ práci z kanceláře či provozovny a zařídit si kvalitní domácí pracoviště. Lidé tím zlepší svou výkonnost a eliminují stres z případného časového presu.
1) Zorganizujte si členy domácnosti a dodržujte svůj časový harmonogram
Vzhledem ke stále trvajícím opatřením je nasnadě, že s rodičem na home office po drtivou většinu dne sdílí prostor a čas i dítě. Zatímco mladší děti samozřejmě dozor potřebují, tudíž se v rozvržení své práce budete muset spolehnout na partnera a další blízké, ty starší si většinou stačí dobře zorganizovat. Poučte je, že i když jste doma, neznamená to, že máte volno. Řekněte jim, od kdy do kdy potřebujete klid na práci a že po vás během této doby nemají nic neurgentního chtít. Svůj časový harmonogram sami důsledně dodržujte. Poctivý přístup je k produktivnímu home office klíčový.
2) Vybavte se
Je jasné, že lidé pracující z domu jen dočasně nezačnou hned zařizovat trvalou domácí pracovnu, přesto není dobré spoléhat se na to, že třeba s notebookem můžete pracovat klidně i z postele. Pokud máte možnost, vyčleňte si dočasně alespoň menší kout čistě na práci. Ideálně by to mělo být co nejklidnější místo s dostatkem přirozeného světla, dostatečně velkým stolem a dalším prostorem k uložení všeho potřebného pro vaši práci. Židli si vyberte co nejpohodlnější, nejlépe s dobrou zádovou opěrkou. Pracovní plochu si kvalitně osvětlete a udržujte ji co nejuklizenější. Každý den poté, co s prací skončíte, si stůl ukliďte, abyste druhý den začínali v čistém prostředí.
3) Přestávky travte aktivně
I během práce z domova je dobré naplánovat si přestávky a dodržovat je. Pokud pracujete na počítači, vždy přestávky využijte ke zklidnění očí – dívejte se do dálky nebo například do zeleně. Zkuste se během pauzy zcela zříci brouzdání po internetu a návštěv sociálních sítí, kde hrozí, že se začtete a ztratíte víc času, než jste si naplánovali. Místo toho si raději trochu zacvičte: protáhněte si záda, promasírujte ztuhlý krk, udělejte pár dřepů nebo na čtvrt hodinky tlápněte do pedálů rotopedu. Fyzická aktivita vám rozproudí a okysličí krev, navíc přispívá k tvorbě serotoninu, hormonu dobré nálady. Následná „směna“ vám tak půjde o to lépe.
4) Udržujte kontakt s kolegy
Podle odborných studií patří mezi jedny z největších problémů práce z domova pocit osamělosti a izolace home office pracovníků. K tomu je v aktuální situaci potřeba přičíst i dopad různých karanténních opatření, který může pocit izolace a stesk po lidské společnosti ještě zvýšit. Proto je dobré snažit se s kolegy z práce udržet nejen při plnění samotných pracovních úkolů úzký kontakt. Ideální jsou k tomu online komunikační platformy jako Skype či Microsoft Teams, případně sociální sítě.
A co živnostníci a drobní podnikatelé?
Vedle zaměstnanců na home office se kvůli koronaviru ocitlo doma také mnoho živnostníků a drobných podnikatelů od kadeřnic přes fitness trenéry až po provozovatele obchůdků či stravovacích provozů. Na ty všechny bude velmi pravděpodobně po odeznění nejhoršího čekat nelehký úkol znovu svůj byznys nastartovat. Mnozí odborníci přitom v tomto ohledu doporučují příliš se nespoléhat na pomoc ze strany státu v podobě úvěrů a vzít věci do vlastních rukou, případně vyhledat pomoc krizových manažerů a poradců. Už během neplánovaného volna přitom můžete podnikat některé kroky, které vám pomohou postavit se znovu na nohy. Pokuste se zformulovat novou obchodní strategii, proveďte analýzu budoucích výdajů a přehodnoťte je s ohledem na nečekané ztráty. Zkuste si z nynější situace vzít příklad a popřemýšlejte, jak by váš byznys šlo upravit nebo doplnit, abyste dopady podobné krize v budoucnu zmírnili.
Důležité je také ani teď v době nucené pauzy neztratit kontakt se svými zákazníky. To, že nemůžete prodávat své služby nebo produkty, neznamená, že nemůžete budovat svůj byznys. Rozjeďte nebo posilte svoje marketingové aktivity. Je jasné, že letáčky teď moc nepomohou, takže se zaměřte na sociální sítě nebo webové stránky. Komunikujte se svými fanoušky, posilujte svůj brand. Další možností, jak efektivně volný čas využít, je rozvoj a vzdělávání sebe sama. A samozřejmě se nabízí i možnost rozjet spolupráci s podnikatelskými kouči a poradci, kteří vám mohou pomoci nastalou turbulentní situaci efektivně řešit.
#podnikani #homeoffice #management #zamestnanci #prace #komunikace #organizaceprace
