14.03.2020 7 minut čtení

COVID-19 a práce? 10 tipů, jak na úspěšný meeting přes Skype

Pokud se vaše kancelář (stejně jako například ta naše) uchýlila do home office, neznamená to, že nepotřebujete pravidelné meetingy. Ba naopak. Potřebujete je ještě více než předtím. Pojďte se se mnou podívat na 10 tipů, které vám zaručí efektivitu.

Meetingy mohou být na prd, ale pokud je děláte správně, jsou nedílnou součástí úspěšného a produktivního týmu. Pravidla pro meetingy přes Skype, u kterých sice nehrozí nakažení koronavirem, ale zase skýtají jiná nebezpečí, jsou trochu odlišná než u klasických meetingů. Pojďme se podívat na oněch 10 tipů, které určitě musíte znát, pokud se do online meetingů pouštíte.

1) Žádné zpoždění

U Skypu je toto pravidlo snad ještě důležitější než u klasického meetingu. Na začátku hovoru je totiž nutné udělat kontrolu kvality a stability spojení. Pokud se vám jeden člověk připojí o 15 minut později, když už jste uprostřed porady, můžete zjistit, že to vlastně nefunguje. Ideálně byste se všichni měli připojit třeba 5 minut před samotným začátkem meetingu, abyste si mohli být jistí, že vše proběhne hladce.

Vzhledem k tomu, že dopravní situace ani jiné nečekané události nejsou v prostředí home office přijatelnou výmluvou, měli by se všichni připojit na čas. Pokud někdo ze závažných důvodů nemůže, ať to nahlásí alespoň 24 hodin předem. Jestli meeting organizujete, udělejte z toho pravidlo. Přeci jen jde o oficiální meeting, není důvod ho zlehčovat jen kvůli absenci fyzické přítomnosti v kanceláři.

2) Jasný program a smysl meetingu

Meeting, kterého se účastní několik lidí, byste vždy měli mít naplánovaný předem například prostřednictvím Google kalendáře nebo jiného plánovacího nástroje. Agendu přidejte s dostatečným předstihem třeba na Slack nebo rozešlete e-mailem.

Ať každý ví, proč je na meetingu, kdy přijde jeho chvíle a co se bude probírat. Meeting přes Skype rozhodně nemůže být organizován formou brain-stormingu. To nikdy nebude fungovat. Udělejte z meetingu zápis a následně ho dejte všem k dispozici.

3) Zapomeňte na small talk

Ano, buďte přátelští a klidně se optejte ostatních, jak se v těchto vypjatých chvílích mají, ale rozhodně to nijak neprotahujte. Na pokec si můžete vyhradit vlákno ve Slacku. Toto je meeting a čím dříve bude hotový, tím lépe!

4) Zvěte na meeting jen ty, kteří na něm nesmí chybět

Nechcete mít na meetingu příliš lidí. Jde o jednu z nejčastějších chyb při pořádání meetingů v kanceláři a na Skypu to platí dvojnásob, protože s přibývajícím počtem připojených lidí klesá kvalita hovoru

Skype bohužel nedávno zvýšil jejich maximální počet ze 25 na 50, což může svádět k předimenzování meetingu, ale věřte, že je lepší meetingy rozdělit na více částí pro jednotlivé týmy, než mít poté mizernou kvalitu hovoru a lidi, kteří mluví jeden přes druhého. 

TIP: Udělejte meeting v úzkém kruhu a výstupy z něj poté poskytněte všem ve Slacku.

5) Použijte sluchátka

Se sluchátky pro vás bude snadnější se zorientovat a naslouchat a navíc (pokud máte sluchátka s mikrofonem) bude kvalita vašeho hlasového záznamu mnohem lepší, než kdybyste jen mluvili na notebook nebo počítač.

Také zohledněte to, jak ve sluchátkách vypadáte. Když si nasadíte svá sluchátka, která používáte ke hraní videoher a budete vypadat jako sysel, mohli byste přijít o kapku své autority! Zvažte, jestli nejsou lepší špunty, které sice nemají tak excelentní kvalitu zvuku, ale zato jsou elegantnější

Sluchátka určitě vyzkoušejte se Skypem předem. To poslední, co chcete, je, aby na vás ostatní museli čekat, zatímco je budete zprovozňovat.

6) Tichá lokace a vypínání mikrofonu

Kavárny nejsou na Skype meetingy ideální prostředí. Zvuk kávovaru nebo ruchu v okolí by totiž ostatní členy porady mohl rušit a to i za předpokladu, že si ztlumíte mikrofon, když zrovna nemluvíte. To je mimochodem dobrý nápad. Čím méně ruchů bude v jednu chvíli slyšet, tím lépe se na meeting bude kolegům soustředit. Takže vypínejte mikrofon, když nemluvíte a pamatujte, že čím tišší prostředí, tím lépe. 

7) Pozor na video

Možná, že nejste s kolegy fyzicky, ale když se rozhodnete zapnout si kameru, měli byste vypadat reprezentativně. Jen protože je 8 ráno a vy už jste 10 dní nevylezli z domu (Díky bohu za ty zásoby těstovin!) nemusíte mít na sobě upatlané triko, tepláky a na hlavě rozcuchaný drdol.

Platí to jak pro ženy, tak pro muže. Představte si, že byste v tomto stavu šli do práce a zeptejte se sami sebe, jestli byste se cítili trapně nebo by vám to přišlo v pohodě. V tom, v čem byste nevylezli do kanceláře, nelezte raději ani před webkameru.

Také nezapomeňte, že kromě vaší tváře bude vidět i část místnosti. V pozadí by se tedy neměl vyskytovat váš partner či partnerka při vaření ani věšák s prádlem. Nelepší je si sednout k holé zdi a obličejem směrem k oknu. Tak zajistíte, že vás ostatní dobře uvidí a zároveň vám neunikne nic ze soukromí, o co se nechcete dělit.

8) Se sdílením monitoru opatrně

Pokud chcete ostatním něco ukázat a sdílet jim svůj monitor (což je samozřejmě skvělé a velmi praktické), dejte pozor na to, co jim ukazujete. Asi nechcete, aby se mrkli do vaší historie vyhledávání nebo na vtipný obrázek, který máte nastavený na ploše.

Možná, že je pobaví, ale nepůsobí to zrovna profesionálně. Samozřejmě záleží, jakou máte firemní kulturu, ale zásadní je, aby kolegové neviděli nic, co jim vyloženě nechcete ukázat.

9) Mějte záložní plán

Technologie je fantastická věc, ale jak všichni víme, její spolehlivost je jen zřídka kdy stoprocentní. Se Skypem bývají často problémy, takže doporučuji mít v záloze ještě Google Hangout, kdyby náhodou něco nefungovalo, ať kvůli tomu nemusíte rušit či přesouvat celý meeting. 

Pokud jde o nějaký opravdu důležitý meeting, měli byste kromě Wi-Fi mít k dispozici i mobilní data, která vás případně můžou zachránit. Pokud zmizíte z obrazu, obratem napište na Slack nebo e-mail, aby všichni členové týmu věděli, co se přihodilo.

10) Klid!

Meetingy nemusí být stresující a náročné. Měli by být skvělou příležitostí, jak teď, když se kvůli preventivním opatřením většina spolupracovníků přestala vídat osobně, zůstat v obraze. Nenechte předchozích 9 tipů, aby vám způsobily stres. Jen je mějte na paměti a snad vám pomohou.

Je sice pravda, že s nástroji jako je Slack, Workplace, Trello a dalšími vymoženostmi se dá online meetingu vyhnout, ale já zastávám názor, že to tak nějak zvedne všeobecnou morálku a může to lidem dodat motivaci. Je to jasný signál, že ačkoliv pracují z domova, jejich práce je přesto důležitá a přínosná. A že jsou přesto součástí týmu. 

Tak zařiďte, ať je Skype meeting pro všechny přínosný a přispějte k tomu, aby od monitoru kolegové a zaměstnanci vstali s úsměvem na rtech!

Přečtěte si také: Zavřené pracoviště kvůli koronaviru? Jak se nezbláznit z homeoffice

#skype #homeoffice #covid19 #koronavirus #efektivita #meeting #leader #online #onlinemeeting #skypemeeting #videohovor

Hodnocení: +11
Pro přidání komentáře se přihlaste nebo zaregistrujte.