Jistě, můžete se vymluvit na to, že máte vysoce nakažlivou chorobu nebo alergii na lidský pach v uzavřené místnosti, ale takhle se vyvléknout z meetingu bohužel nejde vždy. A konec konců... Meetingy jsou potřeba. To je prostě fakt, se kterým se nedá bojovat.
Něco jako meetingy už se dělalo v antickém Římě. Dobře, uznávám, že meeting o plánu rozšiřování říše a meeting o tom, jak minimalizovat množství propisek, které se musí každý měsíc koupit, jsou dvě rozdílné věci. Proto musíte vyhodnotit, jestli je meeting vůbec přínosný a jak ho udělat co nejefektivněji.
Jak vést meeting, který nebude na prd?
Asi taky máte každotýdenní pravidelný meeeting. Většina manažerů ho zavádí především proto, aby se mohla přesvědčit o postupu práce podřízených, aby jim připomněla cíle, úkoly a případně našla řešení problémů, které se za poslední dobu objevily.
Teoreticky to zní dobře, ale v praxi to pro většinu firem tak úplně nefunguje a bývá to jen ztrátou času. Pravda je totiž taková, že si málokdo dá každý týden práci s naplánováním meetingu. A když je meeting nenaplánovaný, končí tak, že si lidé berou slovo, když je zrovna něco napadne, tlachají a tlachají a všichni (včetně manažera) si chtějí co nejdříve jít po svých.
Počet účastníků se týden od týdne snižuje a končí to tím, že půlka zaměstnanců pracuje na laptopech, zatímco ta druhá se snaží ukrást si slovo.
Manažerův úkol je nic takového nedopustit. Musíte zajistit, aby meeting plynul od jednoho tématu ke druhému a slovo od jednoho zaměstnance ke druhému. Vytvořte pravidla, připomeňte lidem každý týden, proč tam jsou. A pokud nevíte, proč tam jsou, meetingy prostě nepořádejte.
Když někdo z účastníků meetingu začne mluvit o něčem nepodstatném, vůbec se nebojte ho přerušit. „Ano, máš pravdu, o tomhle si musíme taky promluvit, ale vzhledem k tomu, kolik máme na meeting času, bych se teď soustředil/a výhradně na problém X.“ Když se podobná situace bude opakovat víckrát, lidi pochopí, že na meeting patří pouze důležitá témata.
Hlavně poté nezapomeňte probrat i ta méně důležitá například mezi čtyřma očima nebo během práce.
Jak se zaměřit na konkrétní témata
Co meetingy, jejichž náplň je přesně daná? Pokud svoláte meeting za účelem řešení konkrétního projektu nebo problému, nejde o brainstorming. Proto musíte ke schůzce přistupovat jinak. Je to váš meeting, řídíte ho, jste za něj zodpovědní. Udělejte následující:
- Vytvořte program meetingu: Pokud nedokážete problém rozepsat do bodů, asi byste kvůli němu neměli svolávat meeting.
- Řiďte meeting: Představte problém, dejte slovo ostatním, rozpruďte debatu, naslouchejte. Ale především zvládněte vytvořit syntézu – to, na čem jste se shodli a co z meetingu vyplývá a rozhodněte, co se bude dít dál.
- Zapojte všechny: Meeting nesmí být bojištěm. Pokud si slovo předávají 2-3 extroverti, je na vás, abyste ho dali i ostatním, kteří jsou tišší. Velmi pravděpodobně mají také co říct.
- Udělejte zápis: Vy, nebo někdo vámi pověřený, by měl z meetingu vytvořit výstup. Udělat poznámky, shrnutí a tak podobně. Nejenže se k meetingu pak můžete kdykoliv vrátit, ale poslouží to i lidem, kteří na něm nebyli.
Vyhněte se meetingům, které nepřinášejí skutečnou hodnotu
Pokud je váš meeting jen 30minutovou přehlídkou „skvělé práce“ členů týmu, je něco špatně. Dejte si pozor, aby opravdu docházelo k nějaké diskusi, updatům, zkrátka k něčemu přínosnému. Poslouchat pracovní úspěchy ostatních je asi jako dívat se na fotky z cizí dovolené, jenže v PowerPointu. Nevíte, k čemu vám to je, nebaví vás to a vlastně ani moc nedáváte pozor.
To určitě na svých meetinzích nechcete. Pokud zaměstnanci chtějí od svých kolegů konstruktivní zpětnou vazbu nebo je může sdílení jinak obohatit, jen v tom případě to může mít váhu.
Meetingy mají cenu, když jim ji dáte
Netvrdím, že meetingy nemohou být přínosné. To vůbec ne. Ale aby byly, musíte se hodně snažit. Soustřeďte se nejen na to, co vaši lidé udělali, ale také na to, jak to mohli udělat lépe. Díky tomu meeting opravdu zaměstnance někam posune.
Pokud meeting sami neorganizujete, je všechny tyto tipy těžší aplikovat. Každopádně vždy máte právo zeptat se toho, kdo meeting vede, jestli má plán schůzky. Klidně ho požádejte, jestli by vám ho předem neposlal. Budete vypadat, že se zajímáte a jemu nebo jí navíc dojde, že by nějaký plát asi existovat měl.
Podívejte se také na Matějův článek Elon Musk a jeho tři jednoduché rady, jak vést pracovní meetingy.
