Doba a především lidé si to žádají, takže dnes existují aplikace na úplně všechno. Generace našich rodičů možná nechápe, ale skutečně jsou aplikace pro meditaci, aplikace pro hlídání vašeho pitného režimu i aplikace, která má za cíl omezit vaši závislost na telefonu. Docela ironie, že? Skoro to vypadá, že je aplikace na aplikaci a již brzy možná bude aplikace na aplikaci na aplikaci.
Když se vyhledáte Pomodoro technique*, dostanete jako výsledek mnoho doporučených aplikací, které zaručeně musíte vyzkoušet. Když jich je tolik, vytváří to dojem, že musí existovat nástroj, který je pro vás dokonalý. Jen je potřeba ho najít.
* Pomodoro technique, v češtině známé jako Technika Pomodoro je způsob organizace času. Výraz Pomodoro v italštině znamená rajče, ale je také používán jako jednotka času. Důvodem, proč se tato technika jmenuje Pomodoro je ten, že její zakladatel, Francesco Cirillo, používal na vysoké škole pro organizaci času kuchyňský časovač ve tvaru rajčete.
Tato technika předchází počítače i mobilní telefony a využívá jen naprosté minimum technologie. Sahá do doby analogové, kterou dnešní mladá generace už nezažila.
Původní myšlenka Pomodoro techniky spočívala ve střídání 25 minut práce a 5 minut odpočinku. Pro využití této myšlenky dnes můžete využít nepřeberné množství nástrojů. Využít pochopitelně můžete i ruční kuchyňský časovač, ale máte na výběr odpočet času na počítači i v mobilu a mnoho různých aplikací, které mají množství dalších funkcí.
A zde nastává ten problém, protože když je tolik možností, jak víte, který nástroj je pro vás ten nejlepší? On to tedy problém není, ale tváří se to tak a výsledkem je místo zvýšení produktivity její úpadek.
Aplikace!
V roce 2018 byl obrat na trhu s nástroji pro zvýšení produktivity asi 98,7 miliardy dolarů. V roce 2021 se očekává zhruba 106,8 miliardy dolarů. Šílené, že? A to si představte, že z toho množství aplikací si máte vybrat. Velmi vysilující úkol. Ztratit hodinu procházením nejrůznějších nástrojů je ten nejsnazší úkol. Každá aplikace má optimistický text, nad kterým se marketingové oddělení jistě pořádně zamýšlelo. Možnosti a funkce jednotlivých aplikací jsou nespočetné. Pokud přidáte procházení recenzí dalších zákazníků, hodiny utíkají jako o závod.
Hledání by mohlo být takřka nekonečné a dokonce pro tento stav existuje označení. New York Times to nazývá jako "strach z lepší možnosti". Podle vědců jsou tím postiženi lidé, kteří vždy hledají to nejlepší. Většinou se svým výběrem nejsou spokojení a hledají stále lepší volbu.
Čas od času se to stává každému z nás. Hledáme nejlepší nástroj, ztrácíme čas, snižujeme svou produktivitu a spokojenost s výsledky klesá. Chcete-li se dostat ze spirály maximalizace (touze po nejlepší možnosti), nastavte si parametry, které musí nástroj splňovat. Pokud je splňuje, zůstaňte u něj. Tím se zaměříte na to, co s nástrojem potřebujete dělat. Když jste konkrétní v tom, čeho pomocí nástroje chcete dosáhnout, snadno rozeznáte, kdy funguje a kdy ne. A to je mnohem důležitější, než mít tu nejlepší aplikaci.
Nástroje práci neudělají
Nástroje mohou pomáhat, ale nemohou práci vykonat. Jednoduché přirovnání - skvělý nůž z vás šéfkuchaře neudělá. Nástroj totiž není náhradou dovedností. Aplikace na správu financí vám může pomoci se správně rozhodnout, poskytne data. Nemůže vám ale rozmnožit peníze.
A stejně, jako dobrý nástroj může pomáhat, tak i špatný nástroj může škodit. Sice nezničí vaši firmu, ale může vás značně brzdit nebo negativně ovlivnit vaši službu či produkt. Pojďme zpět k přirovnání s kuchařem. Špatný nůž v jeho rukou nezpůsobí zkrachování restaurace, ale příprava jídla bude pomalejší, méně přesná a pro samotného kuchaře možná frustrující. Výsledek může být stejně dobré jídlo, jako s perfektním nožem, ale proces, jak se k němu dostat bude méně příjemný.
Jsou potřeba správné nástroje a správné dovednosti. A na prvním místě musí být dovednosti.
Hledání vhodných nástrojů může pomoci odhalit mezery v dovednostech a organizaci ve vaší společnosti. Například možná hledáte nástroj, který pomůže spravovat jednotlivé projekty. Začít byste měli otázkou: Co děláme už teď, abychom sledovali úkoly, jejich výstupy a časové harmonogramy? Pokud odpověď není jednoznačná, pravděpodobně to bude chtít podívat se nad rámec této otázky. Často totiž aktivitu mylně považujeme za efektivitu. Zkoumání toho, jak nyní děláte věci, co funguje a co ne, může pomoci být efektivnější a integrovat vhodný nástroj správným způsobem.
Nástroj pro produktivitu pro vás musí pracovat
Ne, iPhone skutečně nebyl první vhodný nástroj pro zvyšování efektivity. Dříve bohatě stačil písemný seznam úkolů, papírový kalendář, časovač nebo dokonce přesýpací hodiny. Dnes jsou ale lidé přímo fascinováni produktivitou.
Při tom je to ale velmi osobní úsilí. To, co funguje na jednoho člověka, totiž nemusí fungovat na jiného. Stejně tak to, co funguje pro jednu společnost, nemusí fungovat v jiné. Abyste získali ty správné nástroje, které se pro vás hodí, musíte přemýšlet, kde jste dnes. To vyžaduje znát sebe a své lidi. Jestliže tíhnete k odkládání věcí a čekání na poslední možný termín, stálo by za zvážení využití nástroje pro lepší správu času. Pokud ale máte zkušenost, že se telefonem necháte příliš snadno rozptýlit, využijte obyčejný budík nebo časovač.
Žádný nástroj nedokáže zajistit, že zmáčknete tlačítko "dokončit" místo "odložit". Když si ale vyberete vhodný nástroj, můžete se stát lepší verzí sebe sama a všechny projekty dokončovat včas a úkoly odevzdávat s předstihem. Při výběru aplikace nebo nástroje ale nehledejte dokonalost. Spokojte se s tím, co splní vaše předem stanovené požadavky, jinak hledání vhodného nástroje doslova zabije vaši produktivitu.
#produktivita #nastroje #efekt #kontraproduktivni #balanc #prace #byznys #efektivita
