Podle studie Doodle Meetings Report jen ve Spojených státech prodělají firmy ročně na neefektivních schůzkách téměř 400 miliard dolarů. V Německu je to více než 70 miliard dolarů. Ve Velké Británii 60 miliard dolarů. To jsou ohromné částky, které by mohly firmy investovat mnohem rozumněji.
Nepochybně už se vám stalo, že jste šli ze schůzky a přemýšleli nad tím, k čemu to setkání vlastně bylo. A nebo že jste se sešli s kolegy na poradě a místo důležitých kroků, které by posunuly firmu kupředu, jste se bavili o politice.
Na první pohled to možná není zřejmé, ale přesně v těchto momentech přicházíte nejenom o čas, ale také o peníze, což vás může bolet při pohledu na výsledovku.
V manažerské pozici se samozřejmě nelze schůzkám a poradám úplně vyhnout, existují však základní pravidla, která vám umožní mít pouze efektivní a přínosná setkání. Pokud tedy nechcete patřit mezi ty, kteří se až do své smrti jen scházejí, aniž by se někam reálně posunuli, osvojte si je.
3 základní pravidla efektivních a přínosných schůzek a porad:
1. Nescházejte se
Ano, přesně tak, jedním ze základních pravidel pro efektní schůzky je nescházet se. Tedy, ne že by to znamenalo zavřít se ve své kanceláři a odmítat kontakt s lidmi, to by asi nedopadlo úplně nejlépe. Znamená to však přenastavení vašeho mindsetu na trochu kritičtější mód.
Často vám bude někdo nabízet schůzku, aniž by byl konkrétnější v jejím smyslu. Prostě se chce „jen potkat, seznámit a pobavit o tom, jak by se případně dalo spolupracovat“. Čím úspěšnější budete, tím více takových nabídek bude chodit. A pokud je budete přijímat, vaše křivka úspěchu se zastaví, protože se většinou jedná o naprostou ztrátu času bez programu, bez cíle, bez výstupu…
Lepší žádná schůzka, než špatná schůzka
Buďte velmi kritičtí v tom, jakého jednání se zúčastníte. Pokud vám někdo bude nabízet schůzku, řekněte mu, že byste si rádi předem vyjasnili její smysl, aby se jednalo o oboustranně produktivní čas. Dnes není problém, aby se daný člověk perfektně seznámil s vaším byznysem a aktivitami a podle toho přesně řekl, čeho by se schůzka měla týkat a jaký by měla mít výstup. To samé platí ale i opačně, pokud s někým chcete spolupracovat, pozvěte ho na schůzku tak, že jasně popíšete její smysl a předpokládaný výstup. Uvidíte, že vaše procento úspěšně domluvených schůzek se zvýší.
Úplně stejně kritičtí buďte v případě firemních porad. Firmy či týmy si často pod dojmem efektivity nastavují pravidelné meetingy, např. každý pátek od 15h. Pokud ovšem nebudete jako manažer držet pevně otěže ve svých rukách, stane se z tohoto pravidelného meetingu během pár týdnů páteční odpolední siesta. Každý týden přísně posuzujte, zda má meeting přínos. A pokud se ukáže, že přínos klesá, změňte interval na dva týdny.
2. Respektujte všechny zúčastněné
Bez vzájemného respektu by byznys nemohl fungovat a u schůzek to platí dvojnásob. Respektujte proto hodnotu času všech zúčastněných stran a přistupujte k jednání s maximální zodpovědností. Co přesně to znamená?
Vždy se na schůzku připravujte. Ať už se jedná o obchodní jednání či týmovou poradu, vždy důkladně promyslete jaké dokumenty je třeba si připravit, kdo všechno by se měl jednání zúčastnit, jak dlouho by mělo trvat a jaký by měl být jeho výstup. Optimální je, pokud s těmito informacemi seznámíte také všechny zúčastněné. Nikdy nesmíte dovolit, abyste se jednání zúčastnili nepřipraveni. Pokud vás v období před jednáním cokoli rozhodí (smrt blízkého člověka, rozvod apod.), raději schůzku odložte a domluvte ji na termín, kdy budete schopni se připravit.
Důkladná příprava a maximální soustředění, základ efektivního jednání
Je samozřejmostí, že na jednání přijdete včas, ideálně pět minut před začátkem a během jednání nebudete vyrušovat telefonáty či odepisováním na sms. Není vůbec na škodu, pokud si nastudujete základy etikety, s lidmi se budete často scházet v restauracích a kavárnách a taková místa mají své zaběhlé způsoby. Ale i mezi kolegy na pátečním meetingu může etiketa hrát svou roli, nepodceňte to.
Absolutní soustředění je klíčem k efektivně vedené poradě. Pomůže vám rychleji získat podstatné informace a zároveň pomůže odhalit signály, které člověk sděluje řečí svého těla. Pokud byste jednali (a to už se vám určitě stalo) s šikovným manipulátorem a nesoustředili se, snadno vás takový člověk dostane během chvilky tam, kam potřebuje. Ve chvíli, kdy se vzpamatujete, si uvědomíte, že jste naslibovali věci, které nejste schopni splnit. Soustřeďte se, vnímejte a reagujte. S respektem.
3. Dělejte závěry
Každé jednání by mělo mít své časové ohraničení. Pakliže by nemělo, mohlo by se vám stát, že budete zbytečnou půlhodinu navíc mluvit o ničem. Existuje spoustu lidí, a jistě jste je už potkali, kteří z pouhých náznaků nepochopí, že je čas schůzku ukončit. Stále mluví, stále vypráví a i když vy už se zvedáte, oni začínají chrlit další informace. Vyhněte se tomu tím, že všechny zúčastněné předem informujete o čase trvání schůzky.
Nikdy nedovolte, aby jednání končilo slovy „tak uvidíme“, „promyslíme to“ apod. Už během schůzky si zapisujte důležité body a 10 minut před koncem je všechny postupně projděte a sumarizujte. V návaznosti na to si řekněte, jaký bude další postup. Jednání by tedy mělo končit ve stylu „Jsme tedy domluveni, že já udělám to a to, vy uděláte tamto a k tomuto datu si to nasdílíme“.
Jednání by mělo mít jasný závěr, který deklaruje navazující povinnosti každé ze zúčastněných stran
Aby nedošlo k jakémukoli nedorozumění, ať už v návaznosti na schůzku či týmovou poradu, vždy ten samý den pošlete na všechny zúčastněné sumarizaci ještě jednou. Poděkujte za jejich čas a připomeňte domluvené závěry. Není neobvyklé, že člověk něco ze schůzky zapomene a pokud mu to tímto připomenete, bude vám vděčný.
Zároveň se snažte jednání vést tak, abyste se kvůli závěrům nemuseli znovu scházet, často to opravdu není potřeba. A pokud to potřeba je, většinou to znamená, že jste podcenili sumarizaci či program schůzky předchozí. Samozřejmě v případě dlouhodobějšího projektu se bude jednat o stále stejné téma, ale vždy dohlédněte na to, že každá schůzka vás posune kupředu co nejvíc to bude možné.
Máte na to čas?
Schůzky a porady jsou v byznysu potřeba, bez nich byste nemohli dostatečně růst. Ale je rozdíl mezi schůzkou, která vás opravdu posune a schůzkou, která je pouhým žroutem času.
Nebo si snad myslíte, že Bezos, Gates či Buffett vybudovali své podnikání při vysedávání na kávě? Samozřejmě i oni měli a stále mají schůzky, ale velmi pečlivě si vybírají a minimalizují riziko ztráty času. To samé platí o jejich týmových poradách. Například takový Bill Gates už na začátku devadesátých let oslavoval email jako dokonalý nástroj na minimalizaci neefektivních porad. Ano, občas totiž stačí napsat jeden email a je jasno.
#podnikani #timemanagement #vykonnost #produktivita #efektivita #rady #tipy
