5 tipů, jak si o letošních Vánocích odpočinout a zároveň nenechat svůj byznys usnout

Všichni ambiciózní podnikatelé, kteří jsou zvyklí hodně pracovat, řeší před Vánoci stejně jako před jinými velkým svátky klasické dilema. Pokud si vezmou volno, je jisté, že jejich byznys bude kompletně stát a na pár dní vůči svému trhu, klientům a okolnímu světu prakticky usne. Pokud si volno nevezmou, přijdou i o těch pár dní za rok, kdy si mohou odpočinout. Nemluvě o tom, že jejich rodina jim také zrovna nepoděkuje.

Co s tím? Ideální je budovat svůj byznys tak, abyste měli "pootevřené" dveře i v době, kdy se mu nevěnujete. Nikdy totiž nevíte, odkud se vyrojí příležitost, kterou si nechcete nechat uniknout. Ani Vánoce totiž nejsou obdobím, kdy se svět zcela zastaví. Pro některé podnikatele je navíc posledních pár týdnů před Vánocemi nejhektičtějších v roce a získají při nich až desítky procent svých celoročních příjmů. A už během svátků je začnou bombardovat zákazníci s žádostmi o různé reklamace, výměny, opravy a další služby.

Když ale 24. prosince veškerý shon pomine a lidé hromadně usednou k hodovacím stolům, je práce, povinnosti nebo otázka, co zítra vaše firma nasdílí na své sociální sítě, nepochybně tím posledním, na co máte chuť myslet. A nebudete mít chuť myslet na to ani na Boží hod ani na druhý svátek. Možná na práci nechcete mít myšlenky až do 2. ledna. Jsou to ostatně svátky klidu, tak proč si ho letos doopravdy nedopřát? Pojďme se podívat, co by bylo vhodné během následujících 3 týdnů vyřešit.

------------------------------------------------------

1. Udělejte vše důležité do pátku 20. prosince

Zvažujete, že by bylo dobré si vánoční režim vašeho byznysu nějak naplánovat? Poradím vám: Začněte s tím hned teď. Pokud se rozhodnete začít poslední týden před Vánoci, může už být pozdě. Nezapomínejte, že lidé si chtějí před svátky nakoupit dárky, upéct cukroví, zajít si na trhy na svařák, navštívit vánoční koncerty, mají večírky a spoustu dalších věcí. A čím blíže Vánoce budou, tím více jim myšlenky budou od práce utíkat k blížícímu se volnu.

Není nač čekat. Začněte řešit, jak se Váš byznys bude přes Vánoce chovat, jak bude komunikovat s okolním světem nebo zda ho nějakým způsobem na vánočně vyzdobíte, ideálně ještě dnes. Díval jsem se do kalendáře a osobně bych Vám doporučil naplánovat vše tak, abyste za sebou 20. prosince po práci mohli zavřít dveře a říct si, že jste na svátky 100% připraveni. Následuje víkend a v úterý je Štědrý den, takže v pondělí už nikdo na práci ani nepomyslí. A vy byste také neměli. Pokud jste paranoidní, máte víkend a pondělí na ujištění, že vše funguje, jak má a všichni vědí, za co přes svátky zodpovídají. Případně na hašení nečekaných požárů. 20.12. by ale měla být z pohledu příprav vaše nejzazší deadline, kdy je vše připraveno.

2. Využijte technologií k automatizaci

Sociální sítě dnes patří do povinné výbavy každé firmičky, firmy, společnosti i nadnárodní korporace. Kdo na nich není, jako by neexistoval. Bylo by ale dobré, aby se vaše profily mezi zmiňovaným 20. prosincem a 26. prosincem (respektive 2. lednem) zcela neodmlčely. Určitě svým zákazníkům chcete například popřát hezké svátky a dostat z nich nějaké interakce.

Není přitom nic snadnějšího, než si příspěvky dopředu naplánovat. Existuje hromada platforem, které vám umožňují pohodlně spravovat vaše účty na všech sociálních sítích najednou, což nejen reagování na komentáře a zprávy, ale také plánování dělá velmi pohodlným. Z vlastní zkušenosti můžu doporučit například Hootsuite.

Stejným způsobem byste měli přistupovat k marketingovým kampaním, newsletterům a dalším formám vaší komunikace se zákazníky, klienty či uživateli. Vše, co chcete směrem k nim přes Vánoce poslat, by mělo být 20. prosince připraveno a naplánováno.

3. Dejte vědět, že mezi svátky nefungujete

Jsem rád, že se tato praxe stále více rozšiřuje, ale pořád nejde o samozřejmost. Že máte o Vánocích volno, není hřích, který si před svými zákazníky, klienty či investory musíte nějak obsáhle obhajovat. Pokud ale chcete mít jistotu, že tuto informaci všem dostatečně odkomunikujete, nastavte si na svůj mail i telefon (nejsnazší je nastavit si automatické odeslání zprávy volajícímu, kterému hovor odmítnete) automatickou odpověď. Ta by měla každému, kdo vás kontaktuje, vysvětlit nejen skutečnost, že aktuálně nepracujete, ale zároveň mu dát informaci, kdy pracovat budete a bude mít smysl vás znovu kontaktovat.

V závislosti na povaze vašeho byznysu by případně neměl být závažný problém udělat si denně 5-15 minut na kontrolu emailu a seznamu volajících pro případ, že se objeví něco opravdu důležitého, co z nějakého důvodu hoří. Pokud ale po Vánocích příliš plnou schránku nečekáte, klidně na mail skrz svátky kompletně zapomeňte a nechejte automatizaci, aby dělala svou práci.

4. Nabídněte lákavé delegování

Co když automatizace a informace o zavřeném krámu není ve vašem případě dost? Chápu, někdo zkrátka musí bez ohledu na kalendář i přes svátky v rámci komunikačních kanálů fungovat. Dobře, to ale stále neznamená, že to nutně musíte být vy. Opět budu mluvit z vlastní zkušenosti - zejména mladí ambiciózní lidé jsou ochotni být v rámci firmy aktivní klidně i přes Vánoce a zajistit, že bude o vše postaráno. Není to doba, v níž by lidé nutnost pracovat zrovna dvakrát milovali, ale když jim nabídnete odměnu na úrovni, kývnou na to.

Jak moc budete delegovat, záleží na vašich potřebách. Možná vám všechny předcházející body budou k ničemu, protože si prostě najmete pár brigádníků, kteří se o vše postarají, zatímco vy vyrazíte do víru vánoční atmosféry. Nebo vám bude stačit jen někdo, kdo každý den zkontroluje mail a sociální sítě, abyste vy nemuseli? Nechám na vás. Pokud ale plánujete vzít si opravdové volno, neměli byste s delegováním šetřit.

5. Nastavte jasná pravidla komunikace

Velké společnosti mají pro období všech významných svátků jasně stanovenou firemní politiku, která určuje, kdo si kdy může vzít volno, kdo za co zodpovídá a jakým způsobem mezi sebou všichni zaměstnanci v těchto obdobích plných dovolených a neaktivity mají komunikovat, aby byla zachována efektivita přenosu důležitých informací a byznys byl i přes výrazné oslabení své pracovní síly schopen na neodkladné záležitosti reagovat.

Pokud zatím nic takového nemáte, měli byste si v rámci plánování i vy dopředu se svými spolupracovníky, brigádníky a zejména s lidmi, na které chcete něco delegovat, stanovit jasná pravidla komunikace. To znamená například důležité věci, které počkají, na mail (pokud jej plánujete jednou denně kontrolovat), důležité věci, které počkají pár hodin, do zpráv na mobil a důležité věci, které v žádném případě nepočkají, rovnou volat. Pokud budete mít náhodou na mobilu nějakou automatizaci formou zprávy či jen zapnutého "Nerušit", nezapomeňte příslušným osobám dát výjimku, abyste jejich zvonění slyšeli, nebo mobil zvonil specifickým zvukem. Zdůrazněte ale všem ohledně volání opravdu jen výjimečné případy; pokud vám bude mobil zvonit 4x denně, vybrali jste špatného člověka, nebo mu vše dostatečně nevysvětlili.