Možná máte strach udělat změnu. Strach vyzkoušet nové způsoby. Nevíte, jak vlastně začít.
Když slyšíme o automatizaci, často je to o velkých firmách, měsíce a léta vyvíjených programech a milionech v jakékoliv měně. Tak se nezačíná.
Začíná se, jako vždy a všude, malými krůčky a já Vám právě dám pár příkladů z praxe našich klientů, jak mohou vypadat a jaké byly reálné dopady.
Přihlášky na workshopy
Stav před
Firma pořádá událost, na kterou se přihlašují lidé přes webový formulář.
Přihláška přijde do e-mailu, zaměstnanec z e-mailu vypíše údaje na nový řádek do Excelu. Z tabulky poté vyčítají informace, jako například počet hostů.
Po automatizaci
Žádé e-maily nechodí a zaměstnanec má okamžitý přístup k jednoduché tabulce v administraci webu, kde vidí jednotlivé přihlášky stejně tak, jako sumární počty kdykoliv potřebuje.
3 - 6 hodin týdně je úspora času.
Méně vyrušení od aktuální práce.
Vyhodnocení dotazníků spokojenosti
Stav před
Hotel se před check-outem dotazoval na spokojenost. Návštěvník vyplnil své odpovědi na papír a při check-outu ho předal recepční.
Zaměstnanec hotelu musel pročíst každý dotazník, jednou týdně vypsat průměrné hodnocení a dál předat sumární výsledky i konkrétní špatná hodnocení.
Po automatizaci a digitalizaci
Návštěvník vyplní dotazník spokojenosti v mobilní aplikaci. Kterýkoliv zaměstnanec může přehled kdykoliv prohlížet společně s průměrnými hodnotami, zvýrazněnými špatnými hodnoceními a dostane e-mail, je-li hodnocení špatné.
Až 8 hodin týdně uspořeného času zaměstnanců.
Ve firmách jsou často starší lidé zvyklí na svůj způsob, majitelé se bojí, že budou muset automatizací propouštět zaměstnance, na kterých jim záleží a většinou jde o obavy ze změny.
Čím přesně to začalo?
Hodinové úspory zní krásně a rychle jsme se k nim s klienty dostali. Ale nejsou to změny, které byly těmi naprsto prvními krůčky. Ty první krůčky zní ještě mnohem absurdněji...
- Automatické řídění příchozích e-mailů do složek podle důležitosti a nastavení připomínání, že vyžadují odpověď místo vlastnoručního třídění z inboxu.
- Automatické vytváření a odesílání pravidelných faktur včetně upomínek místo záznamu v kalendáři, že je třeba vytvořit fakturu.
- Využití jednodušších vzorečků v Excelu místo sčítání na kalkulačce po řádcích.
Takové maličkosti ušetří 5, 10 minut denně. Skvěle si na nich vyzkoušíte, že nejde jen o strávený čas, ale i o odstranění rutinních činností, které vám berou energii a chuť na to důležitější.
Všichni zmínění, a mnoho dalších, se odhodlalo a udělali první krůčky a nyní jim dále pomáháme se stále větším osvobozováním zaměstnanců od stále dokola se opakujících a otupujících prací.
Odhodlejte se, začněte s drobností a já vám slibuji, že nebudete litovat!