Povaha dnešní digitální doby je více než zajímavá – zatímco dříve jsme si stěžovali na nedostatek nástrojů ke zvýšení produktivity, dnes jich máme tolik, že nevíme, co s nimi. Jako příklad si můžeme vzít komunikační platformy pro rychlejší konverzace. Schválně si spočítejte, kolik z nich denně používáte? V různých aplikacích včetně Slacku, Whatsappu, Messengeru a e-mailu se snažíme řešit všechny úkoly najednou a pak se divíme, že jsme ve stresu více než kdy dřív.
Jak můžeme očekávat, že budeme produktivní, když se na pozadí našich smartphonů či notebooků odehrává bitva desítek nedokončených konverzací, jež jsou navíc roztroušené na všech možných platformách?
Na tento problém existuje jednoduché řešení: Sjednoťte veškerou komunikaci do jednoho kanálu. A protože ne všichni používají například Slack, nasnadě je starý dobrý e-mail, který jako komunikační kanál používají lidé po celém světě.
Problém je v tom, že mnoho z nás ho stále nevyužívá dostatečně efektivním způsobem. V důsledku toho trávíme nekonečné hodiny s nafouknutou doručenou poštou a pak se frustrovaní obracíme na jiné aplikace, což vede jen k rozptýlení naší pozornosti.
Udělejte z e-mailu hlavní kanál veškeré komunikace
Mnoho lidí si myslí, že e-mail je něco, co se řeší až po dokončení všech dalších úkolů. Zkuste tuto perspektivu otočit a nahlížejte na na e-mail jako na stěžejní bod vaší práce. První věc, kterou tedy musíte udělat, je centralizovat všechny komunikační vlákna a využít e-mail jako jejich hlavní úložiště.
Stejně jako poznámky roztroušené na mnoha místech dělají zbytečné zmatky, příchozí zprávy, vynořující se z různých kanálů, mají úplně stejný efekt. Není třeba přihlašovat se do Slacku, abychom si mohli promluvit s našim týmem a poté odeslali e-mail našim klientům. Pravdou je, že můžeme udělat obojí na jednom místě, aniž bychom rozdělili svou pozornost do dvou komunikačních platforem.
Udělejte si v poště pořádek
Když vidíme příliš mnoho věcí najednou, ve výsledku nevidíme vůbec nic. Je proto na čase vyčistit naši doručenou poštu tím, že odstraníme nepořádek a nepotřebné zprávy.
Chodí vám každý den upozornění na nové slevy v Alze? Čtete to někdy? A co třeba notifikace z úpravy Google dokumentů? Pokud takové e-maily necháte dlouhodobě ležet v doručené poště, brzy se vám zahltí celá schránka. Věnujte své poště čas a zbavte se e-mailů, které nikdy nečtete nebo nepotřebujete – uvidíte, jak skvělý budete mít přehled a jak lépe se budete orientovat v důležitých konverzacích.
Nezapomínejte e-maily prioritizovat
Jako to známe z našich to-do listů, nejlépe uděláme, když vyřešíme nejdůležitější e-maily jako první. K tomu nám jako pomůcka poslouží funkce automatické priority, která odfiltruje vše kromě nezbytných konverzací a zpráv. Tento proces nám může pomoci seskupit zprávy podle osoby nebo tématu a nastavit si je tak, aby všechny příchozí zprávy směřovaly přímo do těchto skupin.
Rovněž se vyplatí připnout nejdůležitější e-maily hned na začátek doručené pošty – díky tomu vám neuniknou žádné důležité zprávy ani aktualizace. Zprávy s nízkou prioritou pak můžete odložit na moment, kdy budete mít více času, popřípadě si nastavit připomínku. Lidé jsou často posedlí nutností mít u doručené položky nulu, i když tím na sebe jen vytváří zbytečný tlak.