Pokud máte pocit, že druzí pracují efektivněji, že se posouváte příliš pomalu nebo že nemáte dostatečnou kontrolu nad jednotlivými aktivitami dne a čas vám proplouvá mezi prsty, může být zakopaný pes v plánování. Stanovit cíl většinou není tak těžké, ale obtížnější je cílů efektivně dosahovat. Na tom pohoří většina manažerů.
Využijte těchto pět kroků, zamyslete se nad uvedenými příklady a zkuste plánovat podle nich. Pokrok na sebe nenechá dlouho čekat a rovnováha mezi prací a rodinou zůstane zachována. Než se pustíte do prvního kroku, je potřeba mít stanoven dlouhodobý cíl a také znát důvod, proč ho chcete dosáhnout, to vás požene dál, za plněním jednotlivých kroků. A to už je vlastně první bod…
1) Pěkně krok za krokem
Celkový plán vám pomůže mít správný směr. Ale stejně jako na vysokou horu lze vylézt z různých stran, i k vašemu cíli by bylo možné dojít pořádnou oklikou. Proto tu musí být dílčí cíle. Jednotlivé kroky, které nám zajistí, že postupujeme tou nejlepší cestou, kterou jsme si předem vytyčili.
Jen dlouhodobý cíl bez vytyčené trasy povede k tomu, že se nám stále budete zdát moc velký či vzdálený a budeme ho odkládat. Malé cíle nejsou tak složité na vyřešení a snáze se do nich pustíme. Ideální stav tedy je mít na každý den jednotlivé malé cíle, které dohromady směřují k našemu hlavnímu cíli.
Malé kroky, které jsou pravidelné, nás nejlépe přiblíží k cíli. Ačkoli se nám daná věc může zdát jako zanedbatelná, když takových věcí uděláme denně několik, za měsíc máme hotový pořádný kus práce.
Tip: začněte s těmi úkoly a položkami, které jsou pro vás nejméně lákavé. Když je splníte hned na začátku dne, budete mít celý den lepší pocit a chuť plnit další úkoly.
Příklad: Máme kamennou prodejnu a dlouhodobým cílem může být spustit eshop. To se zdá jako hodně vzdálená věc, ale když si jako dílčí úkol naplánuji navrhnout design, udělám první krok a další už nebudou tak složité. Další dílčí úkol může být vybrat eshopový systém, anebo poptat programátora. To také jako samostatná činnost není tak náročné. Může následovat krok jako založit sociální sítě atp.
2) Stanovte priority
Správné sestavení priorit a žebříčku důležitosti pomůže věnovat se těm úkolům, které vedou ke splnění dlouhodobého cíle. V krátkodobém horizontu může být nějaký krátkodobý úkol důležitější než dílčí úkoly pro dlouhodobý cíl, ale to vše jde při plánování dobře zohlednit. Dobrý plán, ve kterém jsou jasně stanovené priority, vám také může pomoci, když nestihnete splnit všechny položky ze seznamu úkolů na daný den.
Příklad: Malou prioritu měl úkol vybrat si nový počítač. Ten stávající stále funguje, takže to nemusí být dnes, ale peníze mám a chci se tím odměnit za dobře vykonanou práci v uplynulém roce. Vyšší prioritu však měly obchodní schůzky naplánované na dnešní den. Ty se protáhly, a tak jsem se nestihl podívat na aktuální nabídku počítačů. Vůbec mi to ale nevadí, protože tento úkol měl menší prioritu a lze ho přesunout na další den.
3) Nezapomínejte na další role
Nejste jen majitelem nebo jednatelem společnosti, nejste jen obchodní zástupce nebo jen programátor. Vždy jste i syn/dcera nebo sourozenec, manžel či manželka, rodič nebo kamarád. Máte více rolí a vaše plány musí korespondovat se všemi. Nemůžete plánovat jen pro svou roli vlastníka společnosti, to by utrpěla vaše rodina. Vždy musíte brát v potaz své emocionální, rodinné, duchovní nebo společenské cíle. Samozřejmě to velmi úzce souvisí s předchozím bodem o prioritách.
Příklad: Když se budete věnovat jen jedné oblasti plánování, jen profesním a kariérním cílům, možná získáte hromadu peněz, ale nemohli byste si je užít, protože by chátralo vaše zdraví, anebo dobré vztahy s druhými. I velikáni jako Zuckerberg, Gates nebo Buffett si plánují svůj volný čas a věnují se koníčkům, rodině a kamarádům. I oni mají kromě byznysu ještě další role.
4) Systematicky a přehledně
Když má plán systém, podáte s ním lepší výkon. Plánování sice vyžaduje čas, což se zvláště u krátkodobých cílů a úkolů může zdát jako plýtvání, ale v důsledku nám to umožňuje pracovat efektivněji. Využít můžete různé kalendáře, to-do listy nebo další možnosti plánování úkolů.
Tip: Je užitečné si sestavit i seznam věcí, které dělat nechcete, se kterými chcete přestat. Může jít o věci, které vám zbytečně berou čas nebo věci, které můžete někomu svěřit. Když se k takovému seznamu po čase vrátíte a zjistíte, že stále něco z něj děláte, můžete na tom zapracovat a ušetřit tím nějaký svůj čas.
Příklad: Příklad se vztahuje k uvedenému tipu - vytvořit si seznam toho, co dělat nechci. Například koupíte nějaké akcie nebo kryptoměnu s cílem je držet dlouhodobě, ale stejně každý den kontrolujete vývoj trhu. Tím se zbytečně připravujete o čas. Jestliže si stojíte za tím, že dané akcie chcete držet dlouhodobě v řádu let, pak je zbytečné kontrolovat tak často, jak se trh vyvíjí.
5) Zhodnoťte se
Jak zhodnotit svůj den, když jsem neměl konkrétní úkoly, na kterých pracovat? Když máte seznam činností a úkolů, tak můžete jednoduše na konci dne i v jeho průběhu sledovat, jak se vám daří postupovat.
Při hodnocení se můžete zaměřit na to, zda si na dané cíle vyhrazujete dostatek času nebo zda jsou cíle dostatečně jasné a konkrétní. U cílů krátkodobých můžeme nějaké korekce udělat prakticky ihned. Přehodnocení či upravení dlouhodobějších cílů by naopak nemělo být záležitostí nějakého okamžitého rozhodnutí, ale klidného zamyšlení. Případně můžete požádat nějakého svého blízkého přítele, aby vám pomohl plánované změny zhodnotit.
Tip: Při nedostatečném plnění krátkodobých cílů by neměl přijít trest nebo pocity nedostatečnosti či naštvání na sebe sama. Výsledkem by mělo být spíš zhodnocení, kde je chyba a problém. Ten odstranit a s chutí pokračovat dál. Možná byla příčina jen ve špatně specifikovaném cíli nebo nedostatku času.
Příklad: Mám za cíl více číst, ale zjistím, že se mi to nedaří a ke čtení se dostanu jednou za týden, přečtu pár stránek a to je vše. Možná bych si měl stanovit konkrétní cíl, že chci přečíst 4 knihy za rok nebo že se chci četbě věnovat aspoň 5 hodin týdně. Takový cíl jde lépe změřit a více mě to motivuje, abych se snažil ho dosáhnout. Případně mohu někomu říct, že takový cíl mám, aby se mě za měsíc zeptal, jak se mi daří. Budu mu chtít říct, že jsem nepřečetl vůbec nic?
Věnujte při svém plánování pozornost maličkostem, protože mnoho maličkostí dělá velké věci.