Charles M. Schwab byl úspěšný podnikatel z přelomu devatenáctého a dvacátého století. Pokud jste o něm doposud neslyšeli, pak vězte, že to byl jeden z největších průmyslníků své doby a majitel druhé největší ocelárny ve Spojených státech. Jeho osobní majetek ho řadil mezi tehdejší podnikatelskou elitu.
A tento Charles M. Schwab v období konce první světové války řešil, jak motivovat své pracovníky k lepším výkonům a jak zvýšit jejich produktivitu. Pan Schwab byl velmi chytrý muž a ačkoli neměl mnoho oficiálního vzdělání, dokázal si vždy poradit. Ale v této věci dlouho tápal, dokud v roce 1918 nenarazil na muže jménem Ivy Lee.
Ivy Ledbetter Lee byl americký poradce velkých korporací a průkopník public relations. Někdy bývá dokonce označován za zakladatele moderních public relations a autora postupu vydávání tiskových zpráv jako cílené komunikace s veřejností. A tento Ivy Lee najednou seděl v kanceláři Charlese M. Schwaba a poslouchal jeho prosbu o pomoc s produktivitou.
„Dejte mi 15 minut s každým vaším manažerem,“ řekl Lee.
„Kolik mě to bude stát,“ optal se Schwab.
„Nic,“ pravil Lee. „Dokud to nezačne fungovat. Po třech měsících mi můžete poslat šek na takovou částku, jaká vám přijde odpovídající.“
Takový obchod přišel Charlesi Schwabovi rozumný a tak svolil ke spolupráci. Ivy Lee se tedy šel setkat s manažery.
„Ivy Lee Method“ v praxi
V průběhu patnáctiminutových sezení pak Ivy Lee vysvětlil každému manažerovi systém na dosažení maximální produktivity, který zněl následovně:
1. Na konci každého dne si napište šest důležitých úkolů, které potřebujete dokončit následující den. Nepište si nikdy víc něž těch šest.
2. Srovnejte si tyto úkoly do pořadí podle jejich důležitosti
3. Jakmile druhý den přijdete do práce, soustřeďte se pouze na první úkol. Pracujte, dokud tento úkol nedokončíte, potom se můžete přesunout na další úkol v pořadí
4. Tímto stylem pokračujte celý den. Pokud vám na konci dne zbudou nedokončené úkoly, přesuňte je do svého plánu šesti úkolů na další den
5. Opakujte tento proces každý pracovní den
Charlesi Schwabovi a jeho manažerům to přišlo skoro až urážlivě jednoduché, ale jelikož doposud žádná jiná metoda pořádně nefungovala, rozhodli se, že tomuto systému dají šanci.
Nakonec byl po třech měsících Charles Schwab natolik nadšen z výkonů firmy, že si zavolal Ivyho Lee k sobě do kanceláře a vypsal mu šek na 25 tisíc dolarů, což by odpovídalo dnešním cca 450 tisícům dolarů.
Půl milionu dolarů za takto jednoduchou radu? Je vůbec možné, že to funguje tak efektivně, že to pro Charlesa Schwaba mělo tak vysokou cenu? V čem se skrývá opravdové kouzlo této metody?
Proč to funguje?
Tato na pohled jednoduchá metoda totiž šikovně kombinuje několik aspektů produktivní práce.
Jednoduchost prostě funguje. Kritici tohoto osobního systému produktivity často poukazují na to, že takový jednoduchý systém může fungovat pouze při dosažení dokonale konstantních podmínek. Jenže ty v reálném světě neexistují, takže vás bude každou chvilku něco vyrušovat, mohou se objevit nové, ještě naléhavější projekty, prostě mít stoprocentní klid na svých šest úkolů je skoro nemožné. Ano, to je pravda, skutečnost je vždy trochu složitější, ale v konečném součtu záleží jen a jen na nás, jak dokážeme komplikacím čelit. I to se opět dá řešit poměrně jednoduše, urgentní a důležité úkoly vyřešte okamžitě, důležité ale neurgentní si dejte do svého dalšího plánu šesti úkolů, urgentní ale nedůležité úkoly delegujte a zbytek ignorujte. Pak pokračujte v práci. Držte se jednoduchosti, funguje.
Donutí vás to vybrat to podstatné. Člověku se každý den honí hlavou spoustu myšlenek. V práci má nepočítaně nápadů. A pokud plánuje bez limitu a bez jasné prioritizace, skončí jako vystresovaný, vyhořelý a neproduktivní. Nutnost vybrat si pouze šest úkolů vás donutí vybrat si to, na čem vám opravdu záleží. V konečném součtu si můžete limit nastavit třeba na 5 nebo i na 3 úkoly, to už je jen na vás. Důležité je, že vyberete to nejdůležitější, u čeho víte, že to pro posun ve svém životě udělat musíte. Tím se dokonale zbavíte myšlenek na další nápady, které se vám honily hlavou, protože jste je prostě vymazali.
Odpadají zábrany začít. Všichni to známe, ráno člověk přijde do práce, otevře si diář a začne si plánovat, co ten den bude dělat. Postupně si napíše několik úkolů a vybere ten nejdůležitější. Jenže si rychle uvědomí, že to zahrnuje několik telefonátů a to se mu teď vlastně nechce, tak začne přemýšlet, jestli zatím nepracovat na jiném úkolu. Začátky jsou prostě nejhorší. Vypnout tu zpravodajskou stránku a pustit se naplno do práce, to není tak jednoduché. Ale s tímto systémem tento problém odpadá. Jelikož si svou práci naplánujete už den předtím, donutí vás to zároveň už večer nebo ráno při cestě do práce promyslet souvislosti a psychicky se připravit na start. Jakmile potom usednete ke svému stolu a pustíte se bez přemýšlení do práce, půjde vám to samo.
Singletasking rovná se produktivita. Moderní společnost doslova miluje multitasking. Pokud zvládáte dělat více věcí najednou, jste obdivováni, vyzdvihováni a chváleni. Jenže je rozdíl něco dělat a na něco se soustředit. Mnohé studie už prokázaly, že multitasking a neustále přeskakování z úkolu na úkol snižuje produktivitu až o 30 % a často končí stresem a vyhořením. Singletasking je geniální ve své naprosté jednoduchosti a absolutním soustředění na jeden jediný úkol. Dokud svůj nejdůležitější úkol nedokončíte, nic jiného vás nezajímá, ani ty další úkoly v pořadí. To je cesta k maximální produktivitě.
Napište si své úkoly na zítra
Jak můžete vidět, k dosažení maximální produktivity nepotřebujete studovat stovky knih a navštívit desítky seminářů. Stačí vám tento jednoduchý návod pana Lee a můžete se těšit na mnoho včas dokončených úkolů.
Nyní už je jen na vás, kdy začnete. Pokud to však se svou produktivitou myslíte vážně, své úkoly na další den si sepíšete už dnes večer.
#osobnirozvoj #produktivita #ivylee #vykonnost #management #psychologie
