Nenechte se vyrušovat poštou v Gmailu, Inbox zero, 4D

Jedno latinské přísloví říká: „Kdo pronásleduje dva zajíce, nechytí ani jednoho“. Pokud se potřebujete na práci soustředit, nemůžete se nechat rozptylovat.

Jedním z narušitelů soustředěnosti bývají emailové notifikace a e-mailové zprávy obecně. Podívejme se na to, jak si můžeme přizpůsobit poštovního klienta Google Gmail.

 

Organizace práce v Gmailu a můj Inbox zero

Ve zkratce naznačím pár principů, které dlouhodobě používám a na školení posluchače také učím.

  • doručenou poštu (Inbox) zpracovávám v dávkách
  • poštu vyřizuji dle možností párkrát za den (2x denně atd.)
  • mám vypnuté notifikace
  • nové zprávy mě dorazí až já sám chci
  • v doručené poště mám jen nevyřízenou korespondenci, ostatní zprávy jsou v archívu, koši nebo spamu
  • příchozí poštu automaticky označuji štítky (třídím) pomocí pravidel (používám pár štítků)
  • pokud je informace platná za nějakou dobu, email „odložím“ na vhodný čas (automaticky se „probudí“ ve vybraném čase)
  • doručenou poštu zpracovávám metodou 4D (Delete, Delegate, Do, Defer)
  • pokud email hledám, používám síly Google vyhledávání a pomáhám si použitím klíčových slov a operátorů

 

Nerušit, pracuji – uspěte si poštu na vhodný čas

Dlouhodobě jsem používal doplněk Gmelius (byl jsem Beta tester). Gmelius je takovým tunningem vašeho Gmailu. Pravda je, že Google některé věci doplnil a dnes se bez něj už obejdu. Oproti doplňku Bumerang neuměl pozastavit resp. zobrazit nově přijaté e-maily ve vhodnou dobu. A tak jsem si vyrobil add-on „Soustředníček“ do pravého sidebaru.

 

A tak jsem si vypomohl vlastním systémem. Co mě vyřešil?

  • nové e-maily během dne nechodí do Doručené pošty – Inboxu
  • v rozšíření vidím počet zadržených e-mailů, které mohu jednorázově uvolnit (pokud „vyměknu“). Pokud by bylo pokušení veliké, dokáži na sebe uplést ještě větší bič a přidat nutnost opisu přiměřeně složitého kódu atd.
  • mohu si odesílatele označit jako VIP – pro přednostní zpracování v budoucnu
  • naopak mohu odesílatele označit a nadále ignorovat do budoucna
  • e-maily se primárně na základě události v kalendáři – Zpravování e-mailů “oživují” samy – pouze v této době je obdržím do Doručené pošty
  • díky práci s kalendářem si plánuji si úseky, kdy zpracovávám pouze e-maily
  • k systému jsem si připravil malou statistiku

 

Jak mě systém Inbox zero pomohl? 

E-maily během víkendu díky “vychytávce” nečtu – neplánuji si víkendové zpracování e-mailů v kalendáři. Naopak, během pracovní doby, nemám nutkání nekontrolovatelně nakukovat do Pandořiny skříňky jménem Inbox.

E-mail od důležitých klientů má výjimku.

Zpracování e-mailů provádím naplánováním události v Google kalendáři (klidně i pomocí opakující se události) na čas, který je si zvolím.

Stejně jako princ probudil Růženku, v daném čase kalendářové události „Práce s e-maily“ se Inbox probudí. Veškeré do té doby zadržené e-maily se najednou zobrazí.

Nevyřízené emaily zpracovávám pomocí metodiky 4D (Delete, Delegate, Do a Defer). Nutno podotknout, že některé emaily se mně v Inboxu vyřídí samy (pomocí integrace a přesunu e-mailu do CRM nebo Projektového nástroje). Budou to povětšinou emaily z kategorie 4D – Defer.

Díky systému jsem snížil četnost bloumání v Inboxu. Snížil jsem počet “zbytečných” emailů. Snížil jsem čas nutný na vyřízení emailů. Doručenou poštu – Inbox mám velice přehledný.

Počet nevyřízených e-mailů mě nestresuje. E-maily obdržím v okamžiku, který uznám za vhodný.

 

Co doporučuji vám, co můžete udělat okamžitě

  • vypněte si veškeré notifikace
  • odhlaste se ze všech obtěžujících newsletterů, snižte počet nepotřebných e-mailů na minimum
  • pokud nelze jinak, obtěžující emaily automaticky mažte nebo adresáta blokujte
  • pravidelně zpracovávejte doručenou poštu, lze to dělat méněkrát často, než si myslíte
  • automatickým pravidlem kategorizujte e-maily
  • upravte si doručenou poštu a nastavení klienta tak, aby vám vyhovovalo (aktivujte si šablony zpráv, funkci odeslat a archivovat, klávesové zkratky…). Naopak si vypněte notifikace a pokud nepoužíváte automatický systém Důležité e-maily, vypněte i je. Upravte si zobrazení štítků. Obecně doporučuji systém resp. poštovního klienta osekat o vše, co nepoužíváte.
  • vše co do e-mailu nepatří, dejte do jiných nástrojů (úkoly, projekty, obchodní případy…)
  • odložte si na vhodný čas e-maily, které aktuálně nepotřebujete
  • inspirujte se u ostatních, ale jen vy si nastavíte systém tak, aby vyhovoval přesně vašemu workflow
  • pracujte chytře, předpřipravené šablony zpráv vám ušetří spoustu času a zbaví vád nudné a opakující se práce (v pohodě takto ušetřím minimálně jeden pracovní týden ročně)
  • automatizujte vše, co vám dává smysl (jako partner používám u klientů Integromat nebo vlastní Google skripty)
  • část agendy řešte jiným systémem, například na domlouvání schůzek použijte raději rezervační nástroje atd.

Zmiňuji zde systém Inbox zero a 4D. Beru si z nich pár myšlenek. A co pomáhá vám? Máte nějaký váš oblíbený fígl nebo nastavení, které doporučujete pro ostatní?


 

Pro přidání komentáře se přihlašte nebo zaregistrujte.

Vystřelte své investice ke hvězdám!

Staňte se členem komunity Warengo a naučte se pracovat se svými financemi jako Warren Buffett. Je nás už 12 966.

Zaregistrovat se