Kancelářský balíček digitální kanceláře Google G Suite vám v mnohém pomůže. Ale není to CRM nástroj, tj. nástroj pro řízení vztahu se zákazníkem. Ze své zkušenosti IT konzultanta mohu říci, že dotaz na CRM řešení dostávám od klientů poměrně často. Několika klientům jsem doporučil CRM systém Anabix (při použití tohoto odkazu získáte 2 měsíce provozu zdarma).
Smyslem příspěvku není rozebrat možnosti CRM nástrojů, ale ukázat na pár příkladech, jaké možnosti integrace, nebo automatizace můžete řešit.
Jak si ušetřit čas, scénáře použití
Zde uvedené scénáře nejsou jediné možné, popravdě je to jen malý zlomek. Jedná se ale o praktické ukázky, které používám reálně pro svoji vlastní agendu.
I. Napojení pomocí API rozhraní
Jako Google Cloud Partner klienty spravuji v Google partnerské konzoli (na vaší straně si sem můžete dosadit jakýkoliv vlastní nástroj). Ta je super na každodenní správu. Ale co když opravdu potřebujete pracovat s klienty více koncepčně? Představte si, že údaje máte roztroušené v několika systémech (např. licenční parametry jsou uvedené někde, kontakty na klienty jinde, fakturační údaje držíte na dalším místě atd. ).
Cloudové služby principiálně nabízí několik možností, jak systémy vzájemně propojovat. Jednou z možností je napojení přes otevřená API rozhraní.
Co konkrétně automatizuji? Každý večer synchronizuji licenční údaje z Google konzole s klientskou databází. U svých G Suite klientů tak vidím tyto aktuální parametry:
- počet licencí
- plán předplatného, typ licence Basic, Business…
- u ročních licencí datum konce předplatného období
II. Napojení na Google tabulku pomocí Google Scriptu
Svým klientů nabízím předplacené hodinové balíčky služeb. Z nich postupně „ukrajuji“ minuty poskytnuté podpory, konzultace, nastavení nebo školení. Zákazník má statistiku čerpání kdykoliv k dispozici. V CRM řešení pak tyto nevyčerpané minuty zobrazuji, páruji u klienta.
III. Napojení pomocí „integračních“ nástrojů
Používám řešení Integromat a nejen kvůli tomu, že jsem integračním partnerem uvedené služby. Důvodem využití této super služby (navíc pochází z našich luhů a hájů) je množství napojení na různé česko – slovenské služby.
Konkrétně ukáži jeden proces. Pokud obdržím e-mail s poptávkou mých služeb, v Gmailu udělám pouze jedinou věc. E-mailu přiřadím štítek např. „Obchodní Případ“. Integromat pak vykoná tento komplexní scénář.
- Pokud kontakt (e-mailová adresa) v Anabix CRM existuje, nezakládá se.
- Pokud kontakt v Anabix CRM není založen, zjišťuje se, zda neexistuje v Google kontaktech. Pokud záznam existuje, založí se kontakt v Anabix CRM s použitím údajů ze služby Google kontakty.
- Pokud není kontakt veden ani v Google kontaktech, vytváří se v Anabix CRM kontakt pouze se základním údajem – emailovou adresu.
Následně se k uvedenému kontaktu přiřadí obchodní případ. Název obchodního případu se přebírá z předmětu e-mailu a popis obchodního případu se kopíruje z těla e-mailu. Posledním krokem je archivace e-mailu (na školení Gmailu ukazuji Inbox Zero a 4D techniky, které uplatňuji i zde:).
IV. Automatizace pomocí interních trigerů v Anabix CRM
V rámci Anabix CRM si můžete kromě vlastních polí (velice užitečná funkcionalita) nastavovat i vlastní operace (triggery) ve stylu pravidel (nastane-li daná událost, udělej uvedený krok). Například používám pravidlo: Odeslat e-mail s notifikací třicet dnů před koncem platnosti roční G Suite licence klienta.
Trigery vám pomohou s automatizací triviálních, pravidelných úkolů a operací, které nad CRM databází kontaktů vykonáváte. Bude to další z důležitých střípků do skládanky s názvem efektivita.
V. Automatické interní propojení s ostatními systémy v Anabix CRM
Kromě integrace s Google G Suite, Anabix CRM dokáže provést napojení na fakturační systémy (Fakturoid, Doklad, Pohoda, Fapi, SuperFaktura, Zoho Invoice). Dalšími službami jsou AffilBox, Smartemailing, Vocalls a hlavně napojení na databázi Merk (nemusí být na škodu, vidět ekonomické zdraví vašich potenciálních zákazníků).
Rád vám možnosti napojení, integrace nebo jednoduché automatizace ukáži.