Jak jsem získal den navíc pomocí automatizace?

Víte co je nejlepší? Když něco „maká“ zcela za vás. Na svých školeních učím uživatele, jak efektivně a jednoduše používat Google G Suite aplikace a to jak pro každodenní pracovní tak i pro osobní agendu.

Jak jsem získal den navíc pomocí automatizace?

Víte co je nejlepší? Když něco „maká“ zcela za vás. Na svých školeních učím uživatele, jak efektivně a jednoduše používat Google G Suite aplikace a to jak pro každodenní pracovní tak i pro osobní agendu. Připravuji veřejná, individuální i firemní školení. Ukazuji možnosti automatizace. A tak jsem si prostě dal jedna a jedna dohromady a vzniknul z toho systém automatizovaného generování certifikátů ze školení.

Zpětná vazba je dobrá, ale super je, když vše maká samo 

Princip fungování je prostý. Uživatele na konci školení vyzývám k vyplnění zpětné vazby. Používám k tomu jednoduchou aplikaci z balíku G Suite, oblíbené Google formuláře. Účastník školení vyplní základní údaje jméno, příjmení, kurz, email ale i to, co se mu na školení a na mém výkonu líbilo, nelíbilo. 

Tento obrázek nemá žádný popisek

Zapojení je prosté, prostě to “prodrátuji”

Vyplněná data putují do propojené Google tabulky (takový webový Excel) a zároveň se spustí automatizační část - Google script. Ten začne kouzlit (ano, to jsou ta kouzla, jak poznamenala jedna z účastnit školení). 

Vyrábíme dokument, certifikát ze školení

Vše funguje na principu náhrady textu v předpřipravené šabloně Google dokumentu. Google script vezme vyplněná data a doplní je (dochází k náhradě textu) do nově vygenerovaného Google dokumentu z připravené šablony. Pak pomocí getAs(MimeType.PDF) a DriveApp v Google scriptu převedeme vytvořený dokument na pdf verzi. PDF také obsahuje finální očíslovanou verzi certifikátu.

Tento obrázek nemá žádný popisek

Vyrábíme e-mail, kde pěkně poděkujeme

V druhém kroku obdobným způsobem připravíme e-emailovou zprávu (opět jí tvoříme na základě Google dokumentu - šablony). Pro dokonalost uživatele v e-mailu oslovíme dle českých zvyklostí (používám veřejně dostupnou Javascript knihovnu). E-mail s připraveným tělem zprávy a přiloženým pdf certifikátem automatem zašlu účastníkovi školení.

Generovaná e-mailová zpráva absolventovi školení

Co mě řešení přineslo?

Jednak je to skvělá demonstrace možností celého kancelářského balíčku G Suite. Musím říci, že uvedený způsob demonstrace účastníci školení opravdu oceňují. Účastníci jako bonus obdrží očíslovaný certifikát o absolvování školení, doplněný o ilustraci “pana Obláčka” od ilustrátorky Ladislavy Pechové. Pro mne je přínosem nenásilné získání zpětné vazby a spousta ušetřeného času nad výrobou a distribucí certifikátu ze školení. Prostě win - win řešení.

Jak to máte vy, využili by jste tuto možnost?

Warengo vám pomáha uspět ve všech byznysových i životních výzvách

Pro přidání komentáře se přihlašte nebo zaregistrujte.