Není nad ten krásný pocit, když si ze svého to-do listu něco škrtnete či si uděláte ve svém kalendáři pěknou a výraznou “fajfku” splněno. I když jsou takové seznamy úkolů častým terčem kritiky, uspokojující pocit odškrtnutí po dobře odvedené práci se jim zkrátka vzít nedá.
Nejlépe se odškrtávají drobné úkoly, které nezaberou tolik času a úsilí – může to být například odpověď na důležitý e-mail, poslání faktury či vyřízení telefonátu. Po dokončení a následného odfajfkování takovýchto maličkostí se nám pak do žil vlévá pocit vítězství a hrdosti z toho, že jsme si určili cíl a ten také úspěšně splnili. Podle nové americké studie Northwestern University by však neustálé dávání přednosti lehčím úkolům mohlo z dlouhodobého hlediska výrazně narušit naši produktivitu.
„Z krátkodobého hlediska by se osoba mohla cítit spokojená a méně nervózní," říká Maryam Kouchaki, docentka managementu a organizace na Northwestern University. „Vyhýbat se ale těžkým úkolům a posouvat je na neurčito také omezuje příležitosti učit se a zlepšovat své dovednosti," dodává Kouchaki.
Proč si lidé raději volí snadnější úkoly jako první
Vynikajícím příkladem z praxe je studie o lékařích na pohotovosti a jejich volbách, jakého pacienta vzít jako prvního. Navzdory očekávání byly zjištěny velmi zajímavé výsledky – ukázalo se, že doktoři přednostně volají pacienty s lehčími zdravotními problémy, a to zvlášť v době velkého pracovního vytížení.
Aby si vědci potvrdili tuto tezi v jiném prostředí, provedli experiment na podobné bázi. Účastníkům dali před sebe knihu a požádali je, aby do tří minut napsali co nejvíce textu. Polovina účastníků, alá „skupina s vysokým pracovním zatížením“, byla rovněž požádána, aby současně poslouchala píseň a spočítala, kolikrát v ní zazní určitá slova.
Po dokončení úkolu byli účastníci experimentu vyzváni, aby si vybrali druhý úkol, z nichž jeden byl snadný, zatímco druhý obtížný. Více než 76 % osob ze skupiny s vysokým pracovním zatížením si vybralo snadný druhý úkol ve srovnání se 64 % z druhé skupiny, jejíž pracovní zatížení bylo výrazně nižší.
Co způsobuje ten sladký pocit po odškrtnutí úkolu
Z psychologického hlediska je tendence volit si lehčí úkoly naprosto logická. Po dokončení úkolu cítíme hrdost nad naší disciplínou a úspěch nad hladkým finišem. V opačném případě, tedy pokud nám úkol zabírá až příliš času nebo ho vůbec nedokončíme, pociťujeme frustraci, vztek či pocity selhání. Není proto divu, že většina z nás má sklon si vybírat možnost číslo 1, tedy úkoly snadno splnitelné.
Problém spočívá v tom, že při vytvoření návyku upřednostňovat lehčí úkoly můžeme mentálně zakrnět a neúmyslně snížit svou produktivitu. „Preference snadných úkolů se v krátkodobém horizontu s vysokým pracovním vytížením se vyplatí; pracovník dokáže dokončit více úkolů,” říká Kouchaki. „Ale z dlouhodobého hlediska se nejvíce učení děje prostřednictvím obtížných úkolů. Když se jim vyhnete, o tyto výhody se připravujete. “
Nevyhýbejte se procesu učení – při plnění těžkých úkolů získáváte nejvíce znalostí a zkušeností
Znamená to tedy, že se máme v práci soustředit pouze na obtížné úkoly? Ani tato možnost není správná – nedokončení úkolu může vyvolat frustraci, únavu a okamžitě dostat pracovní morálku na bod mrazu. Demotivovaní zaměstnanci se pak rozhodně nemohou chlubit vysokou úspěšností dokončených úkolů.
Nejlepší strategií, jak zůstat produktivní a zároveň se nevyhýbat příležitostem k osobnímu a pracovnímu růstu, je kombinovat těžké a lehké úkoly dohromady. Docentka Kouchaki radí: „Kombinace snadného a obtížného je tou nejúčinnější strategií. Získáte smysl pro dokončování věcí, ale zároveň máte příležitost soustředit se na obtížné úkoly.”
Pokud se obtížných úkolů bojíte, rozdělte si je na malé části. Spíše než se soustředit na komplexní úkol jako takový, zkuste postupovat po drobných krůčcích a nezapomeňte se za jejich dokončení řádně odměnit – ať už odškrtnutím v diáři nebo něčím sladkým. Díky tomu zmírníte strach z velké komplexity úkolu a zároveň neztratíte motivaci k jeho dokončení.
