Organizační a poradenská společnost Korn Ferry prováděla průzkum mezi téměř dvěma tisícovkami zaměstnanců a výsledek je více než zajímavý. Pokud pravidelně pořádáte porady a schůzky, kolik lidí na ně zvete? Jsou všichni kompetentní a je nutné, aby se účastnili? Kolik času porada zabere? Než budete číst dále, tak si možná nejdříve odpovězte, ať můžete své údaje porovnávat s těmi v článku.
Více než polovina oslovených (51 %) uvedlo, že je schůzky nebo zbytečné telefonáty kolegů do určité míry odvádí od práce. Dalších 16 % tvrdí, že to není tak hrozné, ale souhlasí. Když to sečteme, máme tady dvě třetiny (67 %) pracovníků, kteří tvrdí, že jim nadměrné schůzky brání v tom, aby svou práci odvedli, jak nejlépe umí.
Cathi Rittelmann je jedna z vedoucích pracovnic výše zmíněné poradenské společnosti a tvrdí, že odpovědí na každý pracovní problém je „pojďme se setkat“. „Ačkoli je spolupráce přesně tím, co řídí inovace a úspěch v dnešním globálním světě, je načase být kreativní i v tom, jak společně využíváme náš čas,“ říká Cathi Rittelmann.
Dodává ale, že schůzky nemusejí být nutně špatné. Jde o způsob, jakým je připravujeme a vedeme, protože ten může snižovat produktivitu.
Kolik času týdně tráví zaměstnanci na zbytečných schůzkách?
- 11 % uvedlo, že všechna setkání jsou produktivní
- 34 % uvedlo, že neproduktivními schůzkami stráví asi 1 až 2 hodiny týdně
- 34 % uvedlo, že neproduktivními schůzkami stráví asi 2 až 5 hodin týdně
- 15 % uvedlo, že neproduktivními schůzkami stráví asi 5 až 10 hodin týdně
- 6 % uvedlo, že neproduktivními schůzkami stráví více než 10 hodin týdně
Co způsobuje neproduktivní schůzky?
Rittelmannová říká, že jedním z nejčastějších faktorů, které mají na svědomí neproduktivní schůzky, je účast nesprávných lidí, kteří to pak mají spíše jako povinnost než možnost nějak přispět. Toto tvrzení dokládá fakt, že 35 % dotázaných skutečně přiznává, že pravidelně účastní schůzek, na které byli pozvaní, i když si nemyslí, že by to byl produktivně využitý čas.
Vedoucí pracovníci by si podle Rittlemanové měli stanovit jasné cíle a podle toho posoudit, kdo se skutečně schůzky musí zúčastnit, aby byly tyto cíle splněny a aby schůzka měla smysl. Každá zúčastněná osoba by opravdu měla mít možnost ovlivnit výsledek porady a nějak přispět.
Když dostanete pozvání na schůzku, zeptejte se na následující otázky. Jaký je program porady? Jaký je její cíl? Kdo se jí účastní? Na základě toho můžete usoudit, zda i pro vás bude schůzka zajímavá. To ovšem platí jen v situaci, kdy máte možnost účast odmítnout. Pokud je to pokyn od vedení, není na výběr a otázky jsou zbytečné.
V takové situaci se ale můžete snažit korigovat směr, kterým se porada ubírá, aby stále byla produktivní. Měla by to být práce především vedení, které by si například mohlo v průběhu pokládat otázku: „Směřuje tato konverzace správným směrem?“ Manažer, který je odpovědný za vedení schůzky by na to měl pamatovat a neustále se přesvědčovat, že setkání má smysl a přináší, anebo v brzké době přinese něco, co bylo na začátku definováno jako cíl.
Každý manažer má svůj styl vedení schůzek a svůj způsob, jak zajistit, aby měly smysl. Například Jeff Bezos má pravidlo, které se jmenuje "dvě pizzy". Znamená to, že se nebude účastnit schůzky, pokud by všechny přítomné nedokázaly nasytit dvě pizzy. Dalším příkladem může být Mark Cuban, který dle svých slov "nenávidí schůzky" a raději vše vyřeší prostřednictvím e-mailů.
Na závěr Rittlemanová dává radu, že je dobré si s účastníky předem ujasnit, čeho chcete dosáhnout a předem jim poskytnout kontext a souvislosti. Lidé mají rádi kontext. Když znají souvislosti, mohou se zapojit lépe a rychleji.
Schůzky mohou být produktivní, ale musí být znám jejich účel. Musí být pozvaní správní lidé a někdo musí řídit směr, kterým se porada ubírá.
#porada #porady #schuzka #schuzky #jednani #pruzkum #timemanagement #osobnirozvoj