Ještě než se stal na dvě období 34. prezidentem Spojených států, byl Dwight Eisenhower slavným americkým pětihvězdičkovým generálem, který hrál hlavní roli při invazi spojeneckých vojsk do Evropy. Jako vrchní velitel koordinoval invaze v Severní Africe, Francii i Německu a stal se jednou z nejdůležitějších osobností druhé světové války.
Mezi vedením armády a své země byl ještě na několik let rektorem Kolumbijské univerzity a také šéfem severoatlantické aliance NATO. Ve svém prezidentském období se zasloužil o rozvoj dálničního systému ve Spojených státech, počátek internetu (DARPA) či pokrok v průzkumu vesmíru v rámci NASA. A kromě všech těchto činností si vždy dokázal najít čas na svůj oblíbený golf a olejomalbu.
Eisenhower měl až neuvěřitelnou schopnost zůstávat produktivní nikoli dny, ani měsíce, ale roky a celá desetiletí. Není proto žádným překvapením, že po mnoho let se podnikatelé, manažeři ale i vědci a umělci snažili přijít na to, jakým způsobem tento slavný Američan fungoval, aby stíhal všechny důležité činnosti.
„Zjistil jsem, že plány jsou k ničemu. Ale plánování je důležité!“
Dwight Eisenhower
Eisenhowerův princip: Jak být produktivní
Eisenhower se samozřejmě s mnohými lidmi o své tajemství podělil a jedním z jeho nejznámějších přístupů k produktivitě byl princip, který je dnes právě po něm pojmenovaný. Jedná se o 4 boxy, do kterých si člověk roztřídí své aktivity:
- Urgentní a důležité (To co uděláte ihned)
- Důležité, ale nikoli urgentní (Naplánujete na nějaký termín)
- Urgentní, ale nikoli důležité (Delegujete na někoho jiného)
- Nedůležité a ani urgentní (Nekompromisně smažete)
Nemalou výhodou tohoto přístupu je, že se dá aplikovat jak na dlouhodobé plány, tak i na ty kratší, třeba na každý den. Konkrétně pak může tabulka dle tohoto principu vypadat takto:
Eisenhowerův princip v praxi
Schopnost rozlišovat nejen mezi důležitým a nedůležitým, ale také mezi důležitým a urgentním, je pro dosažení úspěchu v kterékoli oblasti velmi důležitá.
Urgentní věci jsou ty, u kterých víte, že s jejich realizací není možné počkat a je tak potřeba je vyřídit co nejdříve. Není však vhodné si takové úkoly plést s těmi důležitými.
Jak si definovat důležité úkoly? Jednoduše jako ty, které vás posouvají k realizaci vašich dlouhodobých cílů. Jak si určit, které to jsou? Zkuste si při plánování tyto úkoly vynechat ze svého programu a pokud to prostě není možné, pak jsou to přesně ty úkoly, které vás posouvají kupředu v životě i byznysu.
Například zaslání nabídky klientovi je jednoznačně urgentní i důležité, protože čím dříve nabídku dostane, tím dříve můžete realizovat obchod a tím posunout svou firmu kupředu. Naopak vyřízení reklamace zákazníka je sice urgentní, ale samotné vyřešení tohoto úkolu vás kupředu moc neposune, proto je u takového úkolu důležitá schopnost delegace.
Nejlepší úkol je žádný úkol
Vaším nejzaplněnějším polem se může zpočátku stát to čtvrté, do kterého patří věci nedůležité a zároveň neurgentní. Život každého člověka je často plný právě takových „úkolů“, které se tváří důležitě, ale přitom pouze okrádají o drahocenný čas. A pokud si to daný člověk včas neuvědomí a nevyřadí tyto nepodstatné činnosti ze svého života, může skončit jako věčně zaneprázdněný, ale jinak neúspěšný člověk.
„Umění spočívá v eliminaci nadbytečného“
Pablo Picasso
Steve Jobs říkával, že „dokonalost neznamená, že už není co přidat, ale že už není co odebrat“. A pro vaše plánování by to mělo platit úplně stejně. Měli byste se snažit nekompromisně přesouvat co nejvíc položek do třetího, potažmo přímo čtvrtého boxu. Jedině tak můžete svou vlastní práci považovat za důležitou a produktivní.
Eisenhower + Lee = výkon
Využití Eisenhowerova principu v kombinaci s metodou Ivyho Lee se přímo nabízí. Pokud jste se s touto metodou doposud neseznámili, pak je to ve zkratce přístup, kdy si vždy na konci každého dne napíšete důležité úkoly na den následující. Přičemž počet těchto úkolů by neměl přesáhnout pět či šest. Tyto úkoly si seřadíte podle důležitosti a druhý den ráno na nich přesně podle pořadí začnete pracovat. Ty, které nestihnete, přeložíte do plánu na další den.
Efektivně byste tak mohli plánovat práci tak, že si na konci dne napíšete možné aktivity na další den – všechny, které vás napadnou. Tyto aktivity pak roztřídíte do boxů podle Eisenhowerova principu tak, aby vám v řádku „Důležité“ zůstalo přesně 6 položek. Tyto položky následně vezmete a seřadíte do svého plánu na další den. Položky z třetího boxu přepošlete své asistentce nebo kolegům.
Produktivita je pro dosažení čehokoli naprosto zásadní. Pokud byste sami sebe utápěli ve změti nedůležitých činností, mohli byste se konejšit pocitem, že toho máte hodně na práci, ale při zpětném ohlédnutí byste asi trochu zalitovali. Neváhejte proto využít Eisenhowerův princip, třeba právě v kombinaci s metodou Ivyho Lee a posuňte svůj život i byznys o pořádný kus vpřed.
