Ze života v open space...
Petr z Prahy přichází ráno v 8:30 do kanceláře. Ještě tu není tak živo, jelikož v tomhle městě skoro nikdo nezačíná pracovat před devátou hodinou. Přesto stihne na chodbách majestátního kancelářského komplexu potkat několik osob, na kterých je velmi významně vidět, jak nemají rády pondělky. A dost možná ani úterky, středy a čtvrtky. Jedině pátek jim dává naději na lepší zítřek.
Ačkoli doufal, že bude v té velké prostorné kanceláři pro třicet lidí jako vždy sám, aby si v klidu připravil program na celý den, při vstupu si všimne, že za svým stolem už sedí kolega Marek. Zrovna ten, který sedí naproti němu. Mile ho pozdraví a začne si připravovat svůj počítač a diář. Marek se mezitím rozpovídá o tom, že mu v noci nějak nebylo dobře a nemohl spát, tak se brzy ráno rozhodl jít raději do kanceláře. Vypadá sice že je v posledním tažení, ale ten zápal pro práci je od něj sympatický, pomyslí si Petr.
Na devátou hodinu se do kanceláře postupně přivalí malá tsunami přinášející všechny možné kravaťáky a kravaťačky na svá pracovní místa. Telefony začnou vyzvánět, lidé si začnou povídat a Petr v tu chvíli ví, že pokud se chce soustředit na svou práci, bez nasazených sluchátek to nepůjde.
První kýchnutí! Petr se i přes hudbu ve sluchátkách lekne a zvedne hlavu ke svému kolegovi Markovi. Ten si utírá nos a omluvně se dívá směrem k Petrovi. Petr sklopí zrak zpět k monitoru a pokračuje v práci. Kolem něj chodí lidé, ale za ta léta už se naučil to víceméně ignorovat, ačkoli stoprocentně to také nejde vždy.
Jenže když mu za dalších 20 minut klepe na rameno kolegyně Petra, soustředění je pryč. Ptá se ho, jestli neví o někom, kdo by prodával lístky na velký sobotní koncert v O2 Aréně. Možná, že kvůli sluchátkům na uších usoudila, že je Petr v hudební branži zběhlý a má kontakty. Spíše však zkouší každého, protože zoufale touží se na koncert dostat. No nic, zpátky k práci, tenhle projekt musím dneska dokončit, přemlouvá v duchu Petr sám sebe.
Čas oběda je tradičně velkou událostí. Řeší se kdo všechno půjde, kam se půjde, na co má každý chuť...a pokud Petr nechce vypadat jako arogantní individualista, musí se párkrát do týdne přidat. Dnes kolegové vypadají extra neústupně a tak se rozhodne připojit ke koloritu. Kolega Pavel však ještě prosí ať na něj počkají, protože musí mluvit se šéfem. A tak Petr stráví dalších patnáct minut koukáním do prázdna, protože začít pracovat na pár minut opravdu nedává smysl.
Oběd se jako vždy trochu protáhne, protože šéf si přece těch pár minut navíc nevšimne. Po návratu do kanceláře ještě několik kolegů pokračuje v malých skupinkách v rozhovorech, Petr si však uvědomuje důležitost svého úkolu a tak co nejrychleji dosedá k počítači, aby pokračoval v rozdělané práci. Následuje slavnostní salva několika kýchnutí za sebou a při letmém pohledu už je zřetelně vidět, že Markův nápad jít dnes do práce nebyl zrovna nejchytřejší.
Petr si tedy ještě pro jistotu udělá čaj, aby mu pomohl čelit Markovým návalům kýchání. Potom už se ale sám sobě zapřísahá, že bude svědomitě pracovat a dokončí rozdělaný úkol. A jde mu to dobře do chvíle, než si periferně všimne, že u jeho kolegy se zastavil šéf a něco spolu probírají. To by samo o sobě nevadilo, ale šéf stojí očividně tak, že vidí na Petrův monitor. Možná se nekouká, ale ten nepříjemný pocit Petrovi bere veškeré soustředění. A tak kliká, píše, přepíná, ale tak nějak celkově nahodile, protože se z té nervozity nemůže soustředit.
Kolem čtvrté hodiny má Petr telefonát. Volá doktor ohledně výsledků vyšetření, které podstoupil minulý týden. Není to sice nic vážného, ale také to není něco, o čem by se chtěl bavit před svými kolegy. Rychle tedy běží k zasedačce, ale ta je obsazená. A tak na sebe rychle hodí bundu a běží dolů na nádvoří, aby mohl telefonát v klidu vyřídit.
Největší úleva a příležitost k soustředění nakonec přichází ve chvíli, kdy kolem páté hodiny nastane hromadný exodus. Místnost se jako mávnutím kouzelného proutku vylidní a Petr zůstává v tom obrovském prostoru sám s několika dalšími pracovními opozdilci. Nakonec se mu kolem sedmé hodiny podaří projekt dokončit a poslat na email šéfovi, který ze své velitelské kukaně zmizel v rámci exodu. Když dorazí v mírně depresivní náladě kolem osmé večer domů, omluví se své manželce, poprvé si mohutně kýchne a myslí na to, jaký ho asi zítra čeká den...
3x proti open space
Příběh je fiktivní, ale bez pochyby se dá říci, že odpovídá mnoha zaměstnancům nejen v hlavním městě. Open space má své výhody, ale spíše pro šéfy a majitele firmy, zaměstnanci většinou trpí. Jaké jsou tedy konkrétní důsledky open space kanceláří?
1. Méně produktivní zaměstnanci. Otevřené velké prostory plné telefonujících lidí neumožňují naplno se soustředit. Čím náročnější úkol člověk zpracovává, tím spíše hrozí, že ho bude dodělávat doma nebo po nocích v kanceláři. To nakonec vede ke stresu, vyčerpanosti a vyhoření. Ani sebekvalitnější zaměstnanec tak není schopný v open space kanceláři naplno využít svůj potenciál.
2. Nemocní zaměstnanci. To, že občas nějaký zaměstnanec onemocní, je celkem běžná věc. Jenže uspořádání open space napomáhá samo o sobě nejen vzniku těchto nemocí, ale také jejich šíření. Lidé ve stresu z otevřených prostor a nedodělaných úkolů kvůli horšímu soustředění jsou tradičně náchylnější k onemocnění. Stačí tedy malý impuls a za pár dní máte v kanceláři epidemii, která výrazně ohrozí výkonnost firmy.
3. Dražší zaměstnanci. Jakkoli byl open space původně vytvořen s cílem ušetřit náklady, v konečném součtu se děje pravý opak. Například průzkum vědců z Exeter University ukázal, že práce v open space snižuje výkonnost zaměstnanců v průměru o 15 procent. A průzkum nábytkářské společnosti Steelcase mezi 10 tisíci zaměstnanci zase odhalil, že kvůli vyrušením ztratí zaměstnanci pracující v open space průměrně 86 minut denně. Když si to převedete na náklady, zjistíte, že každý zaměstnanec vás při dané výkonnosti vyjde mnohem draž, než jste zamýšleli při náboru.
Změny jsou potřeba
Open space design se stal během posledních let naprostým fenoménem. Díky svým nižším nákladům vypadal v očích investorů a majitelů firem jako optimální varianta. Když k tomu navíc přidáte jednoduchý "dohled" nad zaměstnanci, nebylo o čem diskutovat.
Jenže firmy podcenily následky, které to s sebou přináší. Člověk není stroj a tak reaguje velmi citlivě na podmínky, ve kterých se nachází. Pokud mu chybí tolik potřebné soukromí a možnost nepřerušovaného soustředění, dostává se zbytečně pod tlak a do stresu, což vyústí v nižší produktivitu, vyšší nemocnost a mnohem vyšší náklady.
Je však pozitivní, že se o tématu začalo hodně mluvit a mnoho progresivních a mladých firem už své kanceláře plánuje tak, aby zaměstnancům poskytly dostatek soukromí, ale zároveň aby podpořily tvůrčí kreativitu a týmovou spolupráci. Nezbývá než věřit, že to pochopí také tradiční velké korporace, které své zaměstnance stále ještě trápí ve velkých sdílených prostorech a věci jako soukromí, soustředění či zdraví neřeší.
Pokud plánujete v blízké době otevřít nové kanceláře, myslete na produktivitu a zdraví svých zaměstnanců. Bude to dobré pro vaši firmu.