Je 7, 8, nebo 9 hodin ráno (v závislosti na tom, jak velkým skřivanem jste). Vcházíte do kanceláře, jdete ke svému stolu, zapínáte počítač a jdete se pokusit zahájit svůj další pracovní den.
Ping! Tenhle tweet je totální virál a všichni se o něm baví! Ping! Textová zpráva, píše vám příbuzný. Ping! Váš oblíbený youtuber nahrál nové video.
Zvednete telefon, projedete notifikace... když už ho máte v ruce, zkontrolujete news feed na Facebooku, nové příběhy na Instagramu, tu a tam něco olajkujete, zkouknete to video na YouTube a voilà - hodina utekla jako voda a vy jste zatím neudělali vůbec nic produktivního.
Nedostatek soustředění si vybírá svou daň
Způsob, jakým jsme od práce rozptylování dnes, se diametrálně liší od toho, jak byli lidé od práce vyrušování před 50, 100 nebo 300 lety.
Objem dostupných informací, rychlost, s jakou na mohou být šířeny, a extrémně pohodlný přístup k nepřebernému množství nového obsahu přímo ve vaší kapse je trojicí důvodů, jež stojí za skutečností, že se ze schopnosti soustředit se doopravdy na jednu jedinou věc stává stále vzácnější schopnost.
Co za nikdy nekončící proud informací mířící na nás ze všech stran platíme? Psycholog Herbert A. Simon v roce 1971 prohlásil, že informační bohatství znamená smrt něčeho jiného: pozornosti.
Byť jde o 50 let starou myšlenku, je dnes pravdivější než kdy dříve. Zdá se, že pozornost a schopnost udržet ji se v dnešní ekonomice stává nedostatkovým zbožím. A pokud tuto skutečnost nezačneme co nejdříve řešit, bude se tato situace pouze zhoršovat.
Nejdůležitější schopnost 21. století
Nejen pracovní, ale i soukromý život každého z nás se díky doslova exponenciálnímu nástupu technologií do všech jeho aspektů rapidně mění - v letošním roce možná ještě rychleji než dříve.
Tento vývoj povede neodmyslitelně již v blízké budoucnosti k tomu, že na světě budou existovat dva základní typy lidí: Ti, kteří dovolují, aby jejich pozornost a tím de facto i životy kontroloval někdo jiný a ti, kteří si dávají velmi záležet na tom, aby je nic a nikdo nemohl jen tak rozptylovat od toho, co skutečně chtějí dělat.
Věda nám už nesčetněkrát řekla, že pozornost a soustředění jsou hlavními surovými materiály, z nichž může člověk produkovat kreativitu a vzkvétat jako osobnost. Ve věku rychle expandující automatizace se navíc velmi rychle stávají klíčovými zaměstnání, jež vyžadují schopnost řešit kreativně problémy, přicházet s neotřelými řešeními a takový typ vynalézavosti, jíž lze dosáhnout pouze opravdovým soustředěním se na jeden konkrétní úkol, který před vámi leží.
Možná je to naivní či úzkoprsé, ale z naší dnešní pozice a vzhledem k tomu, jaké máme aktuálně poznatky o vývoji technologií i lidském mozku, můžeme s klidem konstatovat, že schopnost nenechat se snadno rozptýlit je tou nejdůležitější schopností, kterou můžete pro 21. století ve svém arzenálu mít.
O důležitosti umění soustředit se hovoří řada expertů včetně Adama Granta, jež prohlásil, že "úspěch a štěstí náleží lidem, kteří dokáží kontrolovat svou pozornost."
Cesta k lepší pozornosti a soustředění při práci
Které věci dnes patří mezi nejčastější původce vyrušení od práce? A jak je utlumit, abyste se mohli začít učit na práci skutečně hluboce soustředit?
Prokletí moderního zaměstnání. Časopis International Journal of Information Management již v roce 2003 publikoval studii, v níž zjistil, že člověku trvá v průměru 64 sekund, než se po zkontrolování nově příchozího e-mailu dostane zpět k práci, kterou dělal před tím.
Snížit čas strávený organizací e-mailové schránky lze primárně touto dvojicí patření:
1. Snížení počtu celkových zpráv, které vám chodí: Aby vám ve schránce končilo méně emailů, musíte v první řadě méně emailů odesílat, případně svůj mail vkládat na méně míst (určitě si bohatě vystačíte s naším Morning News ?). Řada emailů, které dnes odesíláte, zřejmě nebudou nijak zásadně urgentní. Jenže náš mozek má slabost pro různorodé odměny, a tak nás automaticky nutí vnímat každou novou zprávu jako něco důležitého, co musíme vyřešit teď hned. Tato tendence nás nutí neustále email kontrolovat, odpovídat na vše nové a zároveň neustále ostatním emaily odesílat. Toto všechno jsou obrovské chyby.
2. Zkrácení času stráveného psaním emailů a odpovídáním na ně: Nejdůležitějším aspektem emailu je to, jak rychle na něj musíte odpovědět. A jelikož tuto informaci často nevíte nebo zapomenete, běžíte si každý nový email ihned přečíst. Na tom ještě nic není. Ovšem každému emailu ve své schránce byste měli věnovat pozornost maximálně 2x. Když jej poprvé otevřete, odpovězte si na otázku: "Kdy na tohle musím odpovědět?" Poté zprávu otagujte jako "Dnes" nebo "Tento týden". Díky tomu budete mít u každé nové zprávy ihned onu jedinou zásadní informaci. Pak už je to jenom o tom jednou denně vyřešit všechny "Dnes" mail a jednou týdně všechny "Tento týden" maily.
Skupinové konverzace
Existují jich dnes hory, přičemž jednu máte pro lidi z práce, druhou po tyhle přátele, třetí pro lidi sdílející váš koníček a tak dále (schválně, kolik různých chatovacích aplikací máte nyní v telefonu?). Když jste neustále "nabodnutí" v nějakém chatovacím programu, je to tak trochu, jako kdybyste neustále seděli na schůzce s náhodnými účastníky a bez konkrétního programu.
Proto je fajn v rámci skupinových chatů dodržovat tyto čtyři zásady:
1. Používejte je jako saunu: Vejděte dovnitř, odejděte.
2. Dejte jejich kontrole v kalendáři jasnou dobu: Kontrolovat nové zprávy dvakrát každou hodinu nedává smysl.
3. Nemusíte být ve všech: Čím je chatovací skupina menší, tím lépe. Klíčové je zajistit, že každý její člen opravdu může do konverzace něco hodnotného přinést a zároveň si z ní něco smysluplného odnést.
4. Ne vždy se pro komunikaci hodí: Skupinové konverzace se hodí na řešení některých témat a fungují v určitých skupinách - neplatí to však vždy, takže je dobré se dopředu zamyslet nad tím, zda je zrovna skupinový chat vhodným způsobem komunikace.
Schůzky
Primárním cílem většiny schůzek by mělo být shodnout se na nějakém konkrétním rozhodnutí, ne vytvořit posluchárnu, kde člověk, jež schůzku svolal, má hodinový monolog. Proto by každý, kdo má zájem svolat pracovní schůzku, učinit tyto dvě věci:
1. Zaslat všem účastníkům témata/problémy, o nichž by rád diskutoval. Pokud neexistuje jasný program, neexistuje schůzka.
2. Pokud program obsahuje řešení konkrétního problému, měl by se svolávající rovněž pokusit stručně v něm nastínit svůj návrh řešení. Žádný román, stránka, maximálně dvě postačí. Informace by měly obsahovat navrhované řešení a jeho smysluplné odůvodnění.
Telefon
Hned na úvod - pokud si můžete dovolit věnovat se své práci bez přítomnosti telefonu, je to asi nejideálnější řešení. Vypněte ho, nebo vypněte zvuky a nechejte ho někde mimo dosah - problém vyřešen.
Jestliže je ale pro vás telefon při práci nepostradatelný, nezoufejte. I z tohoto notifikačního budíku, který vás neustále nutí věnovat mu pozornost, můžete poměrně snadno udělat poslušného sluhu. Jak?
1. Zbavte se aplikací, které téměř nepoužíváte. Tohle mluví za sebe. Chcete-li z mobilu udělat smysluplný, pracovní nástroj, který vás zbytečně nerozptyluje, měl by obsahovat pouze aplikace, které dávají smysl a nějakým relevantním způsobem vám pomáhají + vás zároveň xkrát denně neotravují s nějakými novinkami, horkými zpravodajskými titulky či žádostmi.
2. Zbavte se aplikací, které používáte příliš. Youtube? Facebook? Twitter? Jsou na vašem mobilu skutečně nezbytné? Pokud ano a máte s jejich nadužíváním problém, možná bude jediným řešením omezit jejich používání na konkrétní čas denně (některé telefony toto již v základu umožňují, případně k tomu slouží specifické aplikace). Pokud to ale jde, smažte je, čímž se 100% ujistíte, že už je nebudete během dne náhodně používat.
3. Pohrajte si s notifikacemi. Je dost dobře možné, že pokud se vám podaří nastavit si správně notifikace, žádné aplikace ani nebudete muset mazat. Když na sebe totiž neustále neupozorňují, možná si jich ani nevšimnete a zapomenete, že je v telefonu vůbec máte - ok, pak asi stejně nastává vhodná doba je smazat. Tohle je ale vážně big deal a vroucně to mohu každému jen doporučit. Když na vás ta věc každou chvíli na stole nepípá (ideální je otočit ještě telefon vzhůru nohama, aby vás nerušilo ani rozsvěcování displeje), mnohem lépe se dokážete na cokoliv soustředit.
Spolupracovníci
Zatímco emaily či skupinové chaty můžete ignorovat, zbytečným schůzkám se vyhnout a notifikace na mobilu si vypnout, otravné spolupracovníky, kteří jsou příliš hluční nebo po vás 10x denně potřebují nějakou banalitu, nijak vypnout nelze. Nebo?
Open-office kanceláře problém spolupracovníků přirozeně umocňují. Lidé v důsledku dělají při práci víc chyb a jsou v práci méně spokojenými. University of California k tomuto problému provedla napříč několika nemocnicemi zajímavou studii, v níž zjistila, že zdravotní sestry konaly o celých 88 % méně chyb, pokud na sobě nosily světle oranžové vesty pokaždé, když si nepřály, aby je kolegové rušili.
Můžete se tedy k problematice rušení ze strany spolupracovníků postavit stejně jako sestřičky. Při práci vyvěste cedulku "nerušit" na viditelné místo. Místo otřepané fráze na ní taky můžete napsat třeba "Potřebuju se teď soustředit, přijďte prosím později." Tím kolegům jasně na první dobrou řeknete, že zrovna teď nemůžete. Je to minimálně jasnější message než sluchátka na uších.
#osobnirozvoj #prace #soustredeni #focus #pozornost #technologie #prokrastinace #timemanagement #kreativita #problemsolving #vynalezavost #telefon #email #skupinovechaty #schuzky #kolegove
Pěkně napsáno. No co říct... Děláme to všichni no ?
Ping! Warengo morning news.