O takzvané automatizaci účetnictví se v poslední době hovoří čím dál častěji. Jak je to doopravdy – mají se lidé z účtáren skutečně bát, že je v kancelářích nahradí roboti?
Systémy nahrazující rutinní práci
Zatímco ještě před deseti lety byly pozice účetních a fakturantů v každé firmě nenahraditelné, dnes se pod nimi začínají houpat židle. Značnou část jejich práce lze totiž automatizovat – například podle této studie dokáže umělá inteligence nahradit až 40 % práce, kterou lidé z účtáren obvykle dělají. Odborně se tomuto postupu říká robotická automatizace procesů (Robotic Process Automation, RPA).
Typickou ukázkou práce, kterou za fakturantku může dělat technologie, je přepis dokladů do podnikového systému. Neberme nyní v potaz EDI komunikaci, kterou firmy napříč obory využívají pro zbožové doklady a je na špici v přenosu dat mezi podnikovými systémy. Jejím omezením je nutná technická připravenost obchodního partnera.
Na trhu existují programy, které dokážou takzvaně „vytěžit údaje z faktury“ – tedy vyčíst z faktury podklady pro zaúčtování jako je název odběratele (dodavatele), datum zdanitelného plnění či položky zboží – a nahrát je do podnikového systému. To vše bez ohledu na to, jestli dodavatel pošle fakturu fyzicky poštou, e-mailem jako PDF nebo třeba jako vyfocený obrázek.
Fakturantka následně nemusí každou fakturu otrocky přepisovat, ale maximálně zkontroluje, zda program přečetl a zaevidoval všechny údaje správně. Aby nebylo potřeba nastavovat individuální šablonu pro každou fakturu (což je běžný postup u zastaralých OCR systémů), využívá se umělá inteligence, která je schopna jednotlivá pole dohledat sama.
Čerstvou zkušenost s podobným systémem mají například v 3E PROJEKT, firmě, která se věnuje rekonstrukcím a pronájmům nemovitostí. „Jak roste náš byznys, narůstá i množství přijatých faktur. Díky automatizaci jsme nemuseli obsazovat dvě nová pracovní místa pro lidi, kteří by jen přepisovali doklady. Také jsme odstranili lidské chyby a faktury už nepotřebujeme skladovat fyzicky. Máme je v iNVOiCE FLOW v elektronickém archivu,“ uvádí k tomu Renáta Pavičová, ředitelka útvaru financí a majetku (a Účetní roku 2019).
Pokud firma každý měsíc přijímá stovky nebo tisíce faktur (a ruční přepis každé faktury zabere například tři minuty), ušetří takový systém fakturantce desítky až stovky hodin práce. Každý měsíc. K tomu je potřeba přičíst časovou úsporu komunikace týkající se schvalování faktur, kdy se v tradičním procesu dodavatelé doptávají na platby za své faktury, je potřeba dohledávat schvalovatele a tak podobně.
Fakturantky bijí na poplach zbytečně
Zkušenosti se zaváděním podobných systémů do firem přesto zatím bývají rozpačité. Majitelé firem jsou sice z možnosti úspory času nadšení, ale samotné účetní a fakturantky často proti podobným řešením brojí. Jednoduše se bojí, že jim systém sebere práci a ony se pro firmu stanou nepotřebnými.
V praxi se nicméně ukazuje, že umělá inteligence účetním práci nebere, jako ji spíše transformuje. Roboti nemají nikoho nahradit, ale pouze usnadňovat práci. Účetní a fakturantky díky podobným systémům nemusí vykonávat nudné rutinní činnosti, které je nijak nerozvíjí, a uspořený čas mohou věnovat ušlechtilejším činnostem – například optimalizaci daňové zátěže, hlídání cashflow, analytice nebo v případě obchodních referentů obchodním aktivitám. Roboti pouze připravují data a čísla, ale teprve lidé z nich dokážou vytvořit nápady a myšlenky, které mají pro firmu opravdovou hodnotu.
Automatizace účetnictví tak celému oboru spíše prospěje. Automatické vytěžování faktur nebo například rychle se rozvíjející elektronická výměna dat (tzv. EDI) z pracovní náplně fakturantek a účetních zcela vymaže zbytečnou práci s papírovými doklady, otrocký přepis dat do systémů nebo zdlouhavou komunikaci s dodavateli a odběrateli. Zaměstnání bude prestižnější, tedy i lépe finančně ohodnocené.
Lidé z účtáren se tomu ale musí přizpůsobit. Klást na sebe vyšší nároky, zlepšovat se, vzdělávat se. Svět se rychle mění a lidé se musí měnit s ním – fakturantky a účetní nevyjímaje.