Takový robot, kterého mám na mysli, sice není vidět, ale může vám šetřit čas a vydělávat peníze.
Pojďme ale popořadě. Automatizace v dnešní době zažívá nebývalý boom. Jelikož používáme čím dál více aplikací, potřebujeme být ve zrychlující se době efektivnější, rychlejší, méně chybující. I proto se obracíme na roboty, aby za nás dělaly opakující se rutinní (a nudnou) práci.
Co je to robot?
Laicky řečeno, robota si můžeme představit jako program, který si bere data a informace z jednoho systému (např. CRM), nějak je zpracuje a následně je předává do jiného systému (např. fakturační systém). A to bez vašeho přičinění, zcela sám. Může to dělat pravidelně a opakovaně (každý den ráno), nebo se může spouštět (probouzet) na základě nějakého “vzruchu”. Třeba pokaždé, když vám někdo zavolá. Když někdo zaplatí fakturu. Nebo jakmile vyjde slunce.
Proč potřebujete automatizovat?
Pokud se najdete alespoň v jedné z následujících čtyř oblastí, pak jste adeptem na budoucího majitele robota.
- Nechcete dělat opakované rutinní úkony.
- Zapomínáte dělat jednoduché činnosti, které jsou ale v dlouhodobém horizontu důležité (mají hodnotu až po čase).
- Máte podnikatelský nápad a chcete si ho vyzkoušet, než se pustíte do vývoje vlastního systému.
- Potřebujete, aby se vaši lidé věnovali zákazníkům a ne běžné rutinní agendě.
V jakých oblastech je možné robota použít?
Ve všech možných, které si dokážete představit. :-) Dobrá, tak vyjmenujme několik z nich: Finance, Výroba, Marketing, Obchod, HR, Logistika, Vnitrofiremní komunikace, Sociální sítě, Online, E-shopy a samozřejmě IT.
Kde robota vzít (a nekrást)?
Jsou prakticky 3 varianty, kde můžete pořídit vlastního robota.
- Možná, že robota už používáte a ani o tom nevíte. Je totiž součástí systému, ve kterém pracujete. Například pokud máte CRM. Pokud si zapíšete aktivitu a tato aktivita se vám rovnou zaznamená do Google kalendáře, pak máte vlastního robota. Naopak běžná pracná (nechytrá) alternativa je, že si tu aktivitu zadáte do CRM a následně i do kalendáře ručně.
Hint: Pokud potřebujete svůj systém propojit s jiným, tak než začnete řešit variantu 2 či 3 níže, zkuste se podívat do nastavení vašeho systému, zda už nějakou základní možnost integrace neobsahuje. Může vám to ušetřit tisíce či desetitisíce korun na programování, místo aby vám to ušetřilo čas.
- Necháte si robota naprogramovat. To je celkem dobře představitelné. Strávíte nějaký čas (dny až týdny) zpracováním zadání, pak si to necháte od programátora (jednotlivce či softwarové společnosti) nacenit (na deseti a statisíce) a následně vám ho dodavatel vyrobí. Následně mu budete platit za provoz a udržování stovky až tisíce korun měsíčně.
Hint: Nejste-li si jisti, zda potřebujete vlastní (naprogramované) řešení a/nebo jak na to, obraťte se na specialistu, který vám se zadáním pomůže. Tvorba jakéhokoliv systému je jako stavba domu. Bez architektonického návrhu a stavební dokumentace (zadání) ho nepostavíte. Nebo postavíte, ale bude vám do něj zatýkat. A časem vám spadne na hlavu.
- Využitejete jedné z univerzálních automatizační platforem, ve které si robota naklikáte nebo necháte naklikat někým, kdo to umí. Nejznámějšími automatizačními platformami jsou IFTTT, Zapier, Microsoft Flow nebo Integromat. Zadání zabere maximálně hodiny, realizace bude stát obvykle tisíce, či desetitisíce. A měsíčně buď nebudete platit nic, nebo řádově stovky korun.
Nadále se budeme věnovat variantě číslo 3, protože ta za poslední rok prošla velkým rozmachem. První dvě varianty jsem se pokusil odbýt výše uvedenými hinty.
Letem světem automatem - pár příkladů
Stále si neumíte představit, k čemu vám bude robot dobrý?
1. Kompletní e-shopový systém
Máte e-shop na jednoduché e-shopové platformě a prodáváte v něm třeba řecké speciality. A teď chcete, aby se každý nový zákazník uložil do vašeho CRM. Zároveň aby se Vám v CRM vytvořila objednávka. Pak chcete, aby se zákazník, který odsouhlasil příjem newsletterů, vložil i do e-mailingového systému (Mailchimp), kterým rozesíláte newslettery. A ještě k tomu potřebujete z banky stahovat platby a výdaje a ukládat si je do XLS tabulky, kde s nimi dál pracujete. Tohle vše jste dosud dělali ručně a zabralo vám to několik hodin týdně. Po zautomatizování těchto činností robotem najednou získáváte čas na rozvoj a zákazníky. V ušetřeném čase můžete vymyslet třeba dalšího robota, který vám jednou týdně pošle do e-mailu souhrn návštěvnosti, počet nových zákazníků a obraty.
Několik systémů se najednou spolu baví jako staří známí. Není to úžasné? Je to úžasné!
2. Automatizované výkazy práce
Něco pro majitele firem. Představte si, že vašich 20 zaměstnanců má za úkol každý den (týden) zpracovat výkaz práce do xls tabulky. Tyto tabulky posílají zaměstnanci emailem na personální oddělení. Paní personalistka z nich vytváří jednu souhrnnou tabulku pro majitele, vytváří přehledy a grafy a upozorňuje na nedostatky. A nyní s robotem. Všechny tabulky jsou jsou online na Google. Zaměstnanci je vyplňují, jak jsou zvyklí. Robot jednou denně projde všechny tabulky a přenese nová data do souhrnné tabulky. Zároveň provádí kontroly a sám upozorňuje na chyby. A samozřejmě souhrnný report pro majitele vytvoří a pošle emailem levou zadní. Že je to jen pár ušetřených minut? Toto je skutečný příklad, který ušetřil měsíčně 20 hodin personalistce. To není málo.
Něco podobného (i když s jiným obsahem tabulek) jsem nedávno publikoval na Linkedinu v tomto příspěvku.
3. Automatické ukládání faktur na Google Disk
Vedle pokročilejších případů popsaných výše můžeme uvést ještě jeden jednodušší, ale za to elegantní. Chodí vám větší než malé množství emailů, jejichž přílohou je faktura. Tuhle fakturu potřebujete přesunout na Google Drive do archivu a zároveň uložit do účetního programu k dalšímu zpracování účetní. Dnes to děláte tak, že si přílohu uložíte do počítače, přetáhnete do Google Disku a pak ještě vložíte jako přílohu do účetního systému. A teď si představte, že toto všechno lze udělat na jedno (!) kliknutí myši. Takto - přijde email - vy email označíte štítkem a hotovo. O ostatní se postará robot.
Hlubší ponor a ukázaná platí
K poslednímu příkladu si udělejme podrobnější rozbor. Jak takový robot vypadá třeba v již zmíněném Integromatu.
Třeba takto, viz obrázek:
(použitý modul iDokladu je pouze ilustrační)
Robot pracuje tak, že postupně prochází jednotlivé bubliny (moduly) zleva doprava, spouští je a vykonává dle nastavených pravidel.
Jak to funguje:
- První modul Gmail si (například jednou za hodinu) stáhne všechny nové emaily. Nikoliv všechny, ale je nastaven tak, že ho zajímají jen emaily se štítkem a přílohou. Modul emaily zpracuje a pošle data z emailů (obsah, přílohy apod.) dál do dalšího modulu.
- Druhý modul zleva (Google Drive) si vezme přílohu z každého zpracovaného emailu, který přijde z prvního modulu, a uloží ji do vybrané složky na Goodle Disku.
- Pak se spustí modul účetního systému, který uloží přílohu z emailu do účetního systému.
- Čtvrtý modul (opět Gmail) je uklidový. Ten totiž přesune email ze složky “Přijatá pošta” do složky “Faktury”. Proč byste to měli dělat vy? ;-)
- A poslední modul, čistě pro přehlednost, zapíše do sdílené online tabulky záznam o tom, že byla zpracována příloha s fakturou (zapíše datum, odesílatele emailu, předmět emailu a jméno souboru s fakturou).
- A tento postup se opakuje pro každý email, který má štítek a přílohu.
Výzva místo závěru
Možná už tušíte, že takového robota lze vyrobit bez jediného řádku programování. Což je skvělé. Ještě lepší ale je, že s těmito nástroji dostáváte do ruky zbraň hromadného ničení. Ničení neproduktivní a opakované práce. A ta v dnešní době půjde na odstřel mezi prvními. Bohužel i bohudík. Využijte toho.
Automatizujte dřív, než někdo jiný zautomatizuje vás. ;-)
#digitalizace #onlinedikyviru #budoucnost #automatizace #robotizace #robot
