O současné globální situaci asi není potřeba se dlouze rozepisovat. Téměř každý je ovlivněn novými opatřeními, omezeními a pravidly, přičemž nejvíce jsou zasaženy ekonomické subjekty bez ohledu na velikost či obor podnikání. Tato krize je testem schopnosti reagovat na nečekanou situaci a umění přizpůsobit se novým způsobům komunikace a práce se zákazníky.
Je to ale rovněž příležitost k rozvoji a změně, a to i u zavedených typů podnikání. Důležitými pojmy jsou tak on-line, ecommerce, bezkontaktní platby či internet. Pro některá podnikání je klíčová okamžitá reakce a řešení aktuální situace, pro jiná je tento čas otázkou plánování a znovu rozjetí byznysu, což dříve nebo později nastane. Najít, prostudovat, vyzkoušet či ověřit dostupná on-line řešení pro podporu podnikání tak může být zajímavým postojem k této krizi.
On-line rezervační systémy jako nezbytnost doby
Jedním z takových on-line řešení může být rezervační systém. Moderní rezervační systém může efektivně nahradit standardní způsoby objednávání a rezervací prostřednictvím telefonu a rezervační knihy. V této nelehké době však může být i východiskem pro řešení požadavků a omezení (eliminace čekajících a hromadících se zákazníků v prodejně, zajištění minimálního kontaktu mezi střídajícími se zákazníky, objednávání služeb na dálku, apod.)
Nezáleží na tom, jestli se bavíme o kadeřnictví, pneuservise, zoologické zahradě, fitness centru, obecním úřadu nebo provozovateli kulturních akcí. Výhody on-line rezervačního systému může využít každý, kdo poskytuje službu založenou na objednávkách, vstupenkách nebo registracích. Přínosem je nejen vyšší kontrola nad poskytováním služeb a efektivnější využití času, ale také spokojenější zákazník.
Jaký rezervační systém vybrat?
On-line rezervačních systémů existuje několik typů, které různým způsobem umí naplňovat požadavky a potřeby daného podnikání. Obecně můžeme mluvit o čtyřech základních typech.
Jednoduchý rezervační formulář – obvykle se jedná o velmi jednoduché řešení v rámci redakčního systému nebo kancelářských on-line aplikací. Slouží především ke sběru informací o zákazníkovi a objednávaných službách. Náklady a nároky na jeho pořízení a provoz jsou minimální, tomu však odpovídají také funkce a možnosti efektivní podpory celého podnikání.
Objednávkové portály – pod tímto označením se skrývají velké portály, kdy jejich cílem je poskytnout jednotnou platformu pro určitý typ podnikání. Typicky se jedná o různé objednávkové a rezervační systémy pro rozvoz jídla či nákup potravin. Tyto systémy mohou být velmi efektivní, ale pouze pro konkrétní typy podnikání. Nabídka funkcí a možností je definována právě danou oblastí podnikání. Nevýhodou je také koncentrace jednotlivých podnikatelů na jedné platformě, a tedy technicky přímá konkurence. To však může být pro někoho zároveň výhodou, kdy je možné těžit ze zavedené značky a nabízet služby pod tímto jménem.
Zakázková řešení na míru – další z možných řešení systému pro on-line rezervace. Ten obvykle pokrývá komplexní systémy řešící konkrétní a specifické požadavky daného podnikání. Tento typ řešení je velmi flexibilní a může implementovat požadavky do nejmenšího detailu. Nicméně toto bývá vykoupeno vysokými náklady na pořízení systému, vysokou mírou závislosti na dodavateli takovéhoto řešení na míru a často také potřebou zajištěním samotného provozu systému. Důležitým faktorem je také čas vývoje a zprovoznění systému, který se může pohybovat v řádech měsíců i let. To je ve srovnání se všemi ostatními typy, kdy je možné systémy začít využívat téměř okamžitě, výrazná nevýhoda.
Software jako služba (SaaS) – moderní a efektivní způsob obecného využívání IT služeb, který má blízko k tzv. cloudovým technologiím. Jedná se o typ systému, který je univerzální a je využíván větším množstvím uživatelů najednou, nicméně v rámci samostatných jednotek. Tento model neumí tak flexibilně reagovat na specifické požadavky, ale mezi jeho nesporné výhody patří široká škála funkcí, automatické aktualizace, podpora, a především nízká cena. Obvykle zde jsou nulové náklady spojené s pořízením a zprovozněním systému, protože systém se obvykle hradí formou měsíčního pronájmu či podle objemu využívaných služeb.
Výběr vhodného rezervačního systému ale není jen o jeho způsobu vývoje a fungování, ale také o dalších faktorech a především nabízených funkcích. Vždy je nejdůležitější to, co vyžaduje konkrétní typ a způsob podnikání. Je potřeba posílat notifikační SMS zprávy, budou výstupem rezervace jednotlivé vstupenky, bude cena rezervace ovlivněna slevovými kupóny, očekává se okamžitá úhrada rezervace prostřednictvím platební brány, pomůže systém s naplněním požadavků GDPR, … to vše jsou funkce, které v konkrétním systému mohou, ale také nemusí být implementovány. Z tohoto pohledu se jednotlivé systémy mohou značně lišit a je tedy dobré zvolený systém napřed vyzkoušet, pokud možno v bezplatném režimu. Konečná volba je vždy otázkou rozumného uvážení s ohledem na nabízené funkce, cenu a dlouhodobou perspektivu konkrétního podnikání.
Rezervační systém reenio
Jedním z moderních dostupných řešení v kategorii SaaS je rezervační systém reenio. Je to komplexní a univerzální produkt, který umí pokrýt celý proces objednávání zákazníků, rezervace služeb, přijímání plateb či prodeje a odbavení vstupenek. Jedná se o on-line nástroj postavený na nejnovějších technologiích společnosti Microsoft, který využívá cloudové řešení Microsoft Azure.
Systém reenio je poskytován formou pronájmu v podobě předplacených balíčků různých úrovní, přičemž základní balíček nabízí rezervační systém zdarma na neomezeně dlouhou dobu s plnohodnotnou funkčností. Systém automaticky vytvoří webovou stránku pro zákazníky, přes kterou si budou moci rezervovat služby. Samozřejmostí je možnost integrace rezervační stránky do již existujícího webu nebo provoz na vlastní doméně. Další velmi žádanou funkcí je přímé napojení na platební bránu či spolupráce s platebním terminálem, díky čemuž je možné realizovat finanční úhradu rezervovaných služeb přímo systémem. Rezervační systém pak nemusí plnit jen úlohu správy rezervačního kalendáře, ale také úlohu plnohodnotného systému pro prodej a odbavování „vstupenek“.
Množina funkcí a nastavení je velmi široká, což umožňuje efektivní využití v různých oblastech podnikání (typy termínů pro libovolný čas v pracovní době, časové intervaly, jednorázové termíny nebo rezervace na konkrétní sedadla) a realizaci různých potřeb (vlastní rezervační formuláře, prodej a aplikace slevových poukazů, SMS notifikace, vlastní e-mailové zprávy, GDPR, platební brána, atd.). Na druhou stranu může být tato univerzálnost náročnější na nastavení. Proto je nejlepší systém rovnou vyzkoušet, projít si dokumentaci a ujasnit si, co od systému potřebuji a co chci využít.
A jak tedy začít? Stačí navštívit stránky systému na adrese www.reenio.cz a připravit si pár minut volného času k provedení registrace. Během několika málo okamžiků je systém zprovozněn a můžete jej ihned začít zkoušet a využívat.
On-line rezervační systém sám o sobě určitě nevyřeší všechny nástrahy a specifika dnešního podnikání. Nicméně využití on-line možností je jistě správným směrem a toto může být nástroj, který podnikání usnadní a zefektivní.