17.03.2020 7 minut čtení

Smajlíky si nechte pro kamarády. Jak se vyhnout nejčastějším chybám firemní internetové komunikace?

V tyto dny bude se svými kolegy a vedením asi většina z nás komunikovat prostřednictvím internetu. Ač se to možná nezdá, tohle prostředí je chůzí po tenkém ledě. Své o tom ví i Warren Buffett, který pro tento případ přišel s vlastním pravidlem.

Gary Burnison, expert na pracovní prostředí a ředitel nadnárodní společnosti, se s námi chce podělit o nejčastější otázku, kterou mu kladou jeho klienti – „Čeho bychom se v zaměstnání měli nejvíce vyvarovat?“ Většinou jsou překvapeni jeho okamžitou odpovědí – „Vždy! Vždy se ujistěte, že neodesíláte skrze firemní internetovou komunikaci něco úplně pitomého.“

Zní to trochu dramaticky, že? Ale pokud si dobře nepromyslíte, co vlastně píšete před tím, než kliknete na „odeslat,“ můžete se dopustit chyby, s jakou se Gary za desítky let v branži setkal nejčastěji. 

Zrovna v tuto chvíli, kdy pandemie COVID-19 vytlačila miliony zaměstnanců do nucených home office, se hodí tohle téma vzpomenout pro ty, kteří jsou jinak zvyklí komunikovat zpravidla z očí do očí. Ať už vaše firma využívá nějakého komunikačního programu, nebo se drží nerezavějícího emailu, můžete očekávat, že budete více než kdy před tím v kontaktu digitálně

S narůstajícím stresem, lidmi zavřenými v domácím vězení a nepředvídatelným vývojem bezpečnostní situace kolem nás, je tím jednodušší neudržet nervy na uzdě a dopustit se komunikačního nedorozumění. Nebo vyloženě napsat něco, čeho budete následně litovat.  

Přesně proto se pojďme podívat na pět ověřených rad Garyho Burnisona, jak si udržet v internetové komunikaci potřebnou úroveň a vyhnout se potenciálním chybám.

1. Uvědomte si, že cokoli, co odešlete, může být kdykoli zveřejněno všem

Stává se to častěji, než byste si mohli myslet. Jeden ze zaměstnanců odešle nějakému z kolegů vulgární a absolutně neprofesionální email, čímž spustí dominový efekt, ve kterém příjemce pošle štafetu dál. Lidé si začnou vyměňovat barvité a ryze osobní poznámky, až se celý tenhle řetěz najednou dostane k jejich nadřízenému – nebo hůře – na veřejnost. A reputace všech zapojených jedinců je v troskách. 

Přesně proto nám všem Gary doporučuje používání „novinového pravidla“ Warrena Buffetta:

„Když si nebudete jisti nějakým rozhodnutím, zeptejte se sami sebe – Jak byste se cítili, kdyby o tom, co se chystáte udělat/napsat, měl vyjít článek v novinách od schopného a ne příliš přátelského redaktora? Takže by si to druhý den mohl přečíst kdokoli od vašich přátel až po rodinné příslušníky.“

„Poměrně jednoduché pravidlo – pokud vaše rozhodnutí projde testem, s chutí do toho, jakmile si nejste úplně jistí, zda byste s tím byli v pohodě, je na čase ho přehodnotit,“ vysvětluje v jednom rozhovoru byznysový gigant a miliardový investor Buffett

2. Pište jasně a komplexně, nikoli stručně

Jedním ze zásadních problémů internetové komunikace je fakt, že na rozdíl od konverzace z očí do očí postrádá digitální forma jasný tón a energii rozhovoru nebo potřebný kontext. Z toho důvodu mohou krátké a úsečné odpovědi občas způsobit komunikační šum. 

„Ne.“ „Ok.“ „Fajn.“ „Cajk.“ Jsou odpovědi, které mohou fungovat v osobní komunikaci s vaším dobrým známým nebo kamarádem, v pracovním prostředí ale působí úštěpně, neprofesionálně a drze. Je taková odpověď vyčítavá? Entuziastická? Naštvaná? 

Občas je zcela nemožné určit tón, s jakým byla strohá odpověď míněná a velmi pravděpodobně se setkáte s nepochopením a zcela špatným výkladem z druhé strany. 

Neznamená to, že musíte nutně psát dlouhé elaborované emaily. Jen se ujistěte, že i stručné odpovědi jsou dostatečně osvětlující a kontextuální. Pište s jistotou – pokud pospícháte a nemáte čas vysvětlovat, co a jak, prostě zvedněte telefon a vyříkejte si to přímo.

3. Vyhýbejte se emotikonům

Tahle rada je samozřejmě velmi všeobecná, pokud máte s nějakým spolupracovníkem nebo klidně i nadřízeným, bližší vztah, pak mohou být různé smajlíky a vtípky na místě. Klasicky je tenhle zlozvyk ale přebírán z méně formální konverzace a do pracovního prostředí se jednoduše nehodí.  

Emotikony jsou často dost složité na pochopení významu, čímž již tak matoucí konverzaci mohou absurdně zkomplikovat. Vezměte si třeba mrkajícího smajla, někdo může tenhle žlutý obličej chápat jako: „spiklenecké mrknutí,“ pro druhého je spíš znakem výsměchu a pocitu nadřazenosti odesílatele. 

Pokud chcete na někoho spiklenecky mrknout skrze ASCII tabulku, radši svou ironii/sarkasmus rozveďte slovy: „Jestli mi rozumíš.“ A pokud už nutně potřebujete užít emotikon, omezte se na toho nejjednoduššího a jasně pochopitelného. :)

Některé emotikony jsou skvělým prostředkem přátelské konverzace, ale do firemní komunikace se opravdu nehodí.

4. Nechte si své pocity pro sebe

Žádný pracovní vztah není ideální. Všichni máme své výhrady vůči našim šéfům (kromě mě!), kolegům, klientům, ostatním oddělením, se kterými spolupracujeme. Určitě ale není dobrý nápad tyhle své pocity ventilovat zrovna ve firemní komunikaci, dokonce ani když se s příjemcem zprávy shodnete. 

Už jen proto, že i pracovní přátelství se poměrně snadno mění v oboustrannou zlost a rozhodně nepotřebujete, aby vám kolega mohl zadělat na problém prostě tím, že si udělá screenshot ze společné konverzace. 

Občas by se taková výměna mohla dostat mezi ostatní i omylem a jakmile si jednou někdo přečte, co si o něm doopravdy myslíte, těžko budete v budoucnu hledat společnou řeč. 

Na druhou stranu, přesně z tohoto důvodu byste nikdy neměli přeposílat emaily nebo zprávy dalším spolupracovníkům bez vědomí původního autora – můžete mít pocit, že v textu není nic, co by nemohl vidět jiný kolega, ale nakonec je to vždy porušení konverzační důvěry a v podstatě je to stejné, jako byste někoho pomlouvali za jeho zády. 

5. Nikdy nikomu nepište, když jste naštvaní

Vzpomeňte si, kdy naposledy jste odeslali email ve spěchu nebo pod vlivem momentálních emocí. V danou chvíli to možná vypadalo jako skvělý nápad, ale pokud máte alespoň základní emoční inteligenci, pak vás to pravděpodobně druhý den zamrzelo.

Čím více vás nějaká zpráva rozčílí, tím spíše byste si měli dát čas na rozmyšlenou a „vychladnout“ před tím, než na ni zareagujete. Dvakrát měř a jednou... ano, v tomhle případě se podobná rada hodí dvojnásob. Klidně si zprávu napište nejdřív nanečisto někde do poznámkového bloku, běžte si dát kávu nebo cigaretu a až si budete jistí, že jste se uklidnili, přečtěte si ji po sobě a vyhodnoťte, jestli si za ní opravdu stojíte. 

Emoční zamlžení smyslů obvykle trvá jen pár minut a jakmile se uklidníte a jednáte racionálně, zkuste zprávu napsat ještě jednou, uvidíte, že tentokrát budete daleko více věcní a daleko méně ovlivněni emocemi. 

A znovu – pokud čelíte nějakému konkrétnímu akutnímu problému/konfliktu, radši zvedněte telefon a vyříkejte si to osobně, předejte tím nedorozumění a zároveň se vyhnete nesmazatelné stopě toho, čím chystáte „podarovat“ kolegu, který vás rozčílil. 

Takže ve zkratce, dvakrát si to rozmyslete, vyhněte se emocím, a když si nejste jisti, vzpomeňte na Warrena, člověk, který je momentálně 4. nejbohatším mužem světa, takže pravděpodobně ví, co říká.

A tady si ještě nezapomeňte přečíst, jak na úspěšný pracovní meeting přes Skype.

#rady #tipy #zkusenosti #psychologie #komunikace #email #slack #whatsapp #konverzace #internet #media #byznys #podnikani #osobnirozvoj #sociologie #emoce #emotikony 

Hodnocení: +15
Pro přidání komentáře se přihlaste nebo zaregistrujte.
  • U těch emotikonů, nevím jestli to je moji generací, ale přijdou mi v pohodě :) a naopak když někdo mě pošle nějaký emotikon, působí to na mě přátelsky a uvolněně (samozřejmě také záleží na druhu smajlíku :D). Tady asi platí, všeho s mírou :)
    0