Povinnosť uloženia účtovnej závierky do registra účtovných závierok vyplýva účtovnej jednotke maximálne do šiestich mesiacov od dátumu, kedy sa zostavuje účtovná závierka, pokiaľ nie je osobitným predpisom ustanovené inak.
Uloženie účtovnej závierky účtovnej jednotky ustanovuje osobitný predpis, ktorý určuje povinnosť uložiť účtovnú závierku do registra účtovných závierok maximálne do dátumu pre podanie daňového priznania k dani z príjmov. To znamená, že ak účtovná jednotka podá daňové priznanie v riadnom termíne, je povinná do tohto termínu do registra uložiť aj zostavenú účtovnú závierku.
Schválenie účtovnej závierky
Schválenie účtovnej závierky je pre účtovnú jednotku povinné maximálne do jedného roka od skončenia obdobia, za ktoré sa účtovná závierka zostavuje. To znamená, že účtovná jednotka, ktorá účtovala podľa kalendárneho roka (01.01.2021 – 31.12.2021), zostaví účtovnú závierku k 31.12.2021 a vzniká jej tak povinnosť účtovnú závierku schváliť do 31.12.2022. Účtovná jednotka, ktorá účtovala podľa hospodárskeho roka (napr. 01.03.2021 – 28.02.2022), bude zostavovať účtovnú závierku k 28.02.2022 a musí ju schváliť do 28.02.2023.
Pokiaľ účtovná jednotka nemá schválenú účtovnú závierku do termínu na jej uloženie do registra účtovných závierok, ale stihne podať daňové priznanie v riadnom termíne, môže účtovnú závierku vložiť aj neschválenú, avšak musí to stihnúť do obdobia jedného roka od skončenia obdobia, za ktoré sa zostavovala. V takom prípade je však nutné, aby v zákonnej lehote uložila do registra účtovných závierok aj oznámenie o jej schválení.
Lehota na uloženie oznámenia
V prípade, že účtovná jednotka schváli účtovnú závierku až po jej uložení do registra, vzniká jej povinnosť uložiť oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky do registra, a to maximálne do 15 dní od jej schválenia.
Na účely oznámenia o dátume schválenia účtovnej závierky účtovná jednotka použije nové tlačivo dostupné na portáli finančnej správy v sekcii „Vzory tlačív“ v rámci časti elektronických služieb, ktoré nedávno vydalo Ministerstvo financií SR a je platné od 01.01.2022. Nezáleží na tom, za ktoré obdobie účtovná jednotka zostavuje účtovnú závierku, je však nutné, aby použila toto nové tlačivo.
Spôsob uloženia účtovnej závierky do registra účtovných závierok
Proces uloženia účtovnej závierky účtovnej jednotky prebieha prostredníctvom správcu dane, čiže daňového úradu, ktorý vloží účtovnú závierku a rovnako aj oznámenie o schválení účtovnej závierky do registra za účtovnú jednotku. Môže ísť o dva spôsoby uloženia, a to elektronicky alebo v listinnej podobe.
Tie účtovné jednotky, ktoré majú povinnosť komunikovať s daňovým úradom elektronicky, musia predložiť účtovnú závierku a rovnako aj oznámenie o jej schválení výhradne elektronicky. Týka sa to aj neziskových organizácií, ktorým vznikla začiatkom roka 2022 povinnosť čisto elektronickej komunikácie.
Naopak účtovné jednotky, ktoré nemajú povinnosť komunikovať s daňovým úradom elektronicky, môžu daňovému úradu doručiť účtovnú závierku a rovnako aj oznámenie o jej schválení v listinnej podobe podaním na podateľni daňového úradu, alebo zaslaním poštou.
Ak pôjde o účtovnú jednotku, ktorá je napríklad družstvom alebo obchodnou spoločnosťou, musí posúdiť, či za účtovné obdobie v kalendárnom roku 2021 nepresiahol jej čistý obrat 6 000 000 €, jej celková suma majetku 3 000 000 € a priemerný počet zamestnancov 40 osôb. V takom prípade musí byť účtovná závierka overená aj audítorom.
Prístupnosť účtovných závierok verejnosti
Účtovné závierky, oznámenia o schválení účtovnej závierky a iné dokumenty, ktoré účtovné jednotky ukladajú do registra účtovných závierok sú verejne prístupné iba z časti. Medzi dokumenty, ktoré sú prístupné verejnosti patria účtovné závierky družstiev, obchodných spoločností, štátnych podnikov, a od 01.01.2022 už aj dokumenty občianskych združení, pozemkových spoločenstiev a spoločenstiev vlastníkov bytov.