Pravdou zůstává, že k zapojení principů tzv. chytré práce do našich životů ještě nikdy nebyla lepší příležitost. Díky pokroku a dostupnosti nových technologií má dnes každý přístup k bezpočtu skvělých nástrojů, které jsou více než užitečné. Které se osvědčily přímo nám?
Pokud v roce 2020 hledáte smart pracovní nástroj pro prakticky libovolnou činnost, téměř určitě jej taky najdete – s nejrůznějšími aplikacemi a službami se během poslední dekády doslova roztrhl pytel. Ale to je právě i ta potíž – nabídkaje tak široká a pestrá, že člověk nakonec vůbec neví, kterou vybrat. A my si přece chceme práci usnadnit, a ne se ztratit v záplavě pracovních nástrojů, které třeba nakonec ani nevyužijeme.
Proto jsme si pro vás nachystali 4 tipy, které se dlouhodobě osvědčily nám nebo našim sledujícím na síti LinkedIn.
Slack
Jeden z nejoblíbenějších nástrojů pro firemní a pracovní komunikaci současnosti. Tato aplikace (pro laptopy, tablety i smartphony) byla poprvé představena v roce 2013. Rychle si získala miliony příznivců a dnes už se její akcie obchodují i na americké burze.
Slack nabízí přehledné prostředí pro komunikaci mezi jednotlivci i ve firmách všech velikostí. Díky tematickým kanálům, které můžete zavést například pro každý tým nebo oddělení, je komunikace přehledná a vše máte k dispozici prakticky na jediném místě. Samozřejmě nechybí ani posílení či sdílení příloh, stále populárnějším se stává i zabudovaná možnost videokomunikace. Pokud si vše chytře nastavíte, nebudete pro firemní komunikaci potřebovat už žádný jiný nástroj.
V základní verzi je Slack zcela zdarma a je možné jej plnohodnotně využívat. Pro náročnější uživatele jsou tady potom 3 tarify – Standard (za 7,50 USD měsíčně na osobu) s neomezeným archivem zpráv a skupinovými videohovory se sdílením obrazovky, Plus (za 14,10 USD měsíčně na osobu) umožňující například pokročilá nastavení úloh, nebo nakonec Enterprise Grid pro ty největší firmy. Ten je oceněn na základě individuální nabídky a umožňuje například zcela neomezený počet workspaců.
Google Workspace (ještě před nedávném G-Suite)
Sada nástrojů od společnosti Google, která zaštituje oblíbený e-mailový klient a nástroje pro spolupráci – Gmail, Kalendář, Meet, Chat, Disk, Dokumenty, Tabulky, Prezentace a řadu dalších. Výčet je to poměrně vyčerpávající a nejlepší na tom je, že prakticky všechny nástroje jsou v základní podobě zcela zdarma – podle vašich individuálních potřeb si posléze můžete vybrat z několika tarifů.
Nástroje Google Workspace jsou ideální volbou pro všechny, kdo svou práci potřebují sdílet s ostatními, nebo zkrátka jen rádi využívají možnost přistupovat ke svým souborům kdykoli a odkudkoli. Cloudová řešení jsou zkrátka fenoménem, který si nemůžeme vynachválit. Velmi užitečná je i možnost sledovat úpravy (např. v dokumentech nebo tabulkách) v reálném čase. Kreativní spolupráce (nebo třeba jednoduché firemní účetnictví) ještě nikdy nebyla snazší.
My osobně si nade všechno ceníme právě googlovský Kalendář, který umožňuje nejen udržování pořádku ve vlastních úkolech a událostech, kontrolovat zde ale můžete i své kolegy a případně je třeba i zaúkolovat…
V základu je i zde všechno prakticky zdarma. Pro ty náročnější je pak k dispozici několik tarifů – od Business Starter (za 4,68 € měsíčně na osobu) s 30 GB úložného místa na cloudu a schůzkami až pro 100 uživatelů, až po zcela neomezený Enterprise, který se sestavuje firmám příímo na míru.
Trello
Oblíbený nástroj pro řízení pracovních projektů se rychle stal standardem pro inovativní firmy a týmy po celém světě. Tento nástroj (opět dostupný zdarma) při rozvrhování úkolů využívá japonský systém plánovýní Kanban, který si už v minulém století osvojila celá řada amerických a evropských společností.
V Trellu jednotlivé projekty vkládáte na tzv. nástěnky, na něž potom „věšíte“ seznamy úkolů. U těch je možné nastavovat termíny, zodpovědné osoby, členy týmu a mapovat progres.
Ve free verzi máte možnost vytvořit až 10 unikátních nástěnek, počet jejich sloupců je potom už neomezený. Limitující je taky velikost příloh, která je nastavena na pouhých 10 MB. V placených verzích je potom toto číslo upgradováno až na 250 MB. Předplatné Business Class vás přijde na 9,99 USD měsíčně na uživatele.
Clockify
Chytrý nástroj pro logování a měření času, který strávíte nad jednotlivými úkoly. Vše je velmi jednoduché, a navíc zcela zdarma – i pro neomezený počet členů týmu. Právě minimalistický design a funkčnost jsou dva hlavní důvody, proč jsme si Clockify tolik oblíbili. Zrovna u měření času nepotřebujeme žádná nablýskaná udělátka s milionem funkcí navíc. Neradi bychom přece nad logováním a reporty strávili více času než nad samotnou prací.
Ve verzi zdarma jsou zahrnuty všechny důležité funkce, pokud byste ale potřebovali přece jen něco více, je tady hned několik předplatných. Za zmínku stojí například Premium (za 29,99 USD měsíčně), které umožňuje hromadnou editaci záznamů nebo nastavení šablon pro jednotlivé projekty.
K dispozici toho máte ale samozřejmě mnohem více. Zeptali jsme se i našich propojení na LinkedInu, protože nás zajímalo, co používají ostatní. Za zmínku určitě stojí interaktivní nástroj XMind pro tvorbu myšlenkových map, Git pro zálohování programátorských projektů nebo třeba poznámková aplikace Evernote. A samozřejmě nesmíme zapomenout na naše staré dobré známé tužku a papír, protože u těch to často všechno začíná a končí.
________________________________________________________________________
Mimo praktické články jsme začali psát i rozhovory s inspirativními osobnostmi z našeho pracovního prostředí. Pokud si chcete nějaký přečíst, začněte třeba s “8 rad a tipů pro začínající podnikatele od Štěpána Malého z firmy Antonie Emma“.